Éviter les malentendus à l’écrit en télétravail

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L’épidémie mondiale du Covid-19 a frappé tous les secteurs d’activité et les entreprises ont dû trouver des solutions pour continuer à travailler dans la mesure du possible. Le télétravail a fait parti de ces moyens permettant de poursuivre l’activité pour faire tourner l’entreprise. Cependant, pour beaucoup de salariés et de managers, le télétravail est une nouvelle expérience, un nouveau mode de fonctionnement encore insolite et perturbant. Ne pas travailler sur son lieu de travail, ne pas échanger avec les collègues ou encore, ne pas faire de réunions, impactent fortement les salariés. Le télétravail oblige les collaborateurs à échanger majoritairement par écrit ce qui peut parfois générer des malentendus. CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous propose quelques astuces pour éviter les quiproquos à l’écrit avec vos collaborateurs.

L’ascension du télétravail vous oblige ou vous a obligé à communiquer davantage par écrit. Vos nombreux échanges par mail vous ont peut-être parfois laissé amère ou ont laissé place à quelques tensions. Des points d’exclamations en trop, une phrase donnant l’impression qu’il s’agit d’un ordre… Voici 5 conseils pour favoriser les interactions bienveillantes :

 

Être clair et précis dans chacun des échanges en télétravail

Pour faciliter la compréhension du message avec votre interlocuteur et par la même occasion éviter toute mauvaise interprétation, détaillez le sujet de votre mail/sms en introduisant un contexte. Si vous n’omettez aucun passage de votre interprétation, la confusion sera minimisée. Si par exemple vous demandez à un collègue de reprendre votre dossier, expliquez-lui que vous avez une urgence sur tel ou tel sujet et que vous êtes débordé. Évoquer le contexte lui permettra de comprendre que vous êtes dans une situation délicate et non pas que vous essayez d’évincer un dossier.

 

Alléger le message avec des emojis

En fonction de votre interlocuteur/interlocutrice, vous pouvez mettre quelques emojis pour détendre l’atmosphère. Le message parait plus doux et moins sec. Par exemple un « stp tu peux faire ça rapidement » passera probablement moins bien qu’un « stp tu peux faire ça rapidement 😊 ». Vous n’êtes peut-être pas adepte des émoticônes mais repensez au contexte de confinement, si un petit smiley permet d’alléger un mail, n’hésitez pas à les utiliser. Pour mieux comprendre votre interlocuteur ou interlocutrice, essayez de vous mettre à la place de la personne qui lit votre sms ou votre mail.

 

Passer d’un mail à un coup de téléphone pour éviter les incompréhensions

En cas de tensions, prenez le réflexe de passer à l’oral par le biais de la visioconférence via les outils indiqués dans une précédente actualité sur le thème « Comment motiver et manager ses équipes en télétravail ? » ou bien du téléphone. En télétravail nous ne pouvons pas échanger en face à face c’est pour ça qu’entendre le ton employé permet de comprendre que finalement, ce n’était pas un manque de respect mais qu’il s’agit peut-être simplement d’une incompréhension ou d’une mauvaise interprétation des propos utilisés.

 

Faire preuve d’empathie dans vos échanges

Au début ou en fin de mail, n’oubliez pas de prendre des nouvelles de votre interlocuteur. Un simple « j’espère que tu vas bien » permet d’accompagner le contenu de votre mail/sms par une preuve d’empathie. Dans ce contexte Covid-19 où les tensions, les incertitudes et les inquiétudes sont très présentes, la bienveillance envers vos équipes et vos collègues est toujours très appréciée et redonne un peu de sourire.

 

Vous voilà maintenant paré pour rédiger votre prochain mail avec empathie et bienveillance. N’oubliez pas d’adapter le contenu de vos échanges en fonction de votre interlocuteur ou de votre interlocutrice. Votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS reste à votre entière écoute concernant toutes vos questions juridiques, comptables, fiscales, RH, informatiques…

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