Comment rattraper un retard de comptabilité ?

Chaque année, les entreprises transmettent des éléments de leurs comptes annuels (compte de résultat, bilan…) à l’administration fiscale. Ces documents permettent ensuite de déterminer leur résultat imposable et de calculer l’impôt selon le régime d’imposition de l’entreprise. Lorsqu’une entreprise n’a pas recours aux services d’un professionnel du chiffre, il peut arriver qu’elle ne tienne pas sa comptabilité dans les temps. Cette situation vous parle ? Voyons ensemble comment réagir face à un retard de comptabilité.

 

Qu’est-ce que la tenue comptable ?

La tenue de la comptabilité est une « mission » pour la plupart des entreprises et sociétés. Elle consiste à enregistrer les pièces comptables (factures, notes de frais, quittances…) afin d’attester et de suivre diverses opérations. Elle permet notamment de justifier l’utilisation des fonds de l’entreprise, de sécuriser des montages financiers, et bien évidement, de répondre aux obligations de l’administration fiscale.

La tenue comptable est une obligation légale pour les artisans, les commerçants, les professions libérales, les industriels, les associations, les comités d’entreprise et certaines sociétés civiles. Sachez que cela n’implique pas les entreprises sous le régime micro-BIC et micro-BNC.

 

Les risques d’une tenue comptable tardive

Une tenue comptable non rigoureuse comporte des risques parfois lourds de conséquences. La Cour de cassation rappelle que ne pas tenir correctement la comptabilité de son entreprise constitue une faute importante selon le Code de Commerce. En effet, les entrepreneurs et les chefs d’entreprise déposant leur liasse fiscale et leur déclaration de résultat avec du retard, risquent de subir différentes sortes de pénalités. Peu importe la cause du retard, les pénalités peuvent prendre la forme d’une taxation d’office ou encore d’une majoration d’impôt

Au-delà de l’aspect financier, une mauvaise gestion comptable prive le dirigeant d’une vision globale de la situation de son entreprise. Il ne peut pas mettre en place des mesures pour ajuster sa gestion financière puisqu’il n’a pas de visibilité à court et long terme. De plus, il faut garder à l’esprit que les pièces comptables sont les premiers éléments examinés lors d’un contrôle financier. Pour en savoir plus, retrouvez notre actu sur le contrôle fiscal en entreprise.

 

Rattraper sa comptabilité avec un expert comptable

La priorité en cas de retard est de mettre rapidement à jour la situation auprès de l’administration fiscale. Confier sa comptabilité à un professionnel permet à l’entrepreneur de déléguer des dossiers nécessitant une certaine rigueur, notamment sur la collecte et l’émission des pièces justificatives. L’expert comptable demandera l’intégralité des pièces comptables pour corriger la situation. Il conseillera l’entrepreneur afin de minimiser les risques de pénalités et procédera : à la récupération et à la transmission des pièces, aux envois des déclarations d’impôt et de TVA, à l’élaboration du bilan… L’expert comptable pourra servir de médiateur auprès de l’administration fiscale et éventuellement demander des remises gracieuses sur les pénalités concernées.

 

CAPEOS CONSEILS rattrape votre tenue comptable

Pour une gestion efficace de la comptabilité, avoir recours à un expert comptable permettra au dirigeant d’entreprise d’être accompagné dans son activité en toute sérénité et en toute sécurité. CAPEOS CONSEILS déploie toute son énergie et son savoir-faire pour apporter de la clarté et des solutions efficaces aux entrepreneurs. Au quotidien, l’équipe CAPEOS est animée par le plaisir d’épauler et d’être aux côtés des dirigeants à chaque instant clé de la vie de leur entreprise.

Pour vous aider dans votre retard de comptabilité, nos 12 agences de proximité (Rennes – Nantes – Paris – Bain De Bretagne – Cesson Sévigné – Châteaubourg – Combourg – Fougères – La Guerche De Bretagne – Liffré – Mordelles – Vitré) sont à votre disposition pour mettre à jour rapidement votre situation. N’hésitez pas à contacter notre cabinet pour établir au plut tôt un rattrapage de votre tenue comptable.

Covid 19 : perte d’engagement au travail ou source d’opportunités ?

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À l’heure du déconfinement, vos collaborateurs réinvestissent progressivement les locaux de l’entreprise après plusieurs semaines de télétravail, ou de chômage partiel pour certains. Mais se pourrait-il que le covid 19 soit source d’opportunités pour votre entreprise ?  Cette période a potentiellement généré un certain nombre de questions parmi vos salariés. Certains, consécutivement au temps « libre » généré par le chômage partiel, pourraient avoir repensé leur projet de vie professionnel. Si pour certaines personnes le télétravail fut synonyme de difficulté à s’auto-motiver, d’autres pourraient souhaiter une pérennisation de cette nouvelle façon de travailler ? En tant qu’entrepreneur, vous vous questionnez peut-être : « mes salariés se sentent-ils toujours aussi motivés et engagés ? ».

Et si vous profitiez des opportunités accompagnant cette période de covid pour fédérer encore plus vos équipes et porter plus loin et plus haut les projets d’entreprise ? CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable sur Rennes et sa région, vous partage ses réflexions sur le sujet.

 

Covid 19 : l’opportunité de féliciter les équipes

Certains de vos salariés ont télétravaillé. De nombreuses études / enquêtes créditent la thèse selon laquelle les salariés travailleraient plus lorsqu’ils sont en télétravail. Ne disposez-vous pas là d’une occasion pour féliciter vos équipes pour leur investissement durant cette période particulière ? La quête du bonheur au travail est un véritable objectif de vie pour chaque salarié. Pour y parvenir, la reconnaissance est l’une des clés majeures du management puisqu’elle favorise leur épanouissement professionnel et leur engagement. Pensez à féliciter publiquement vos équipes. En complimentant légitimement vos collaborateurs, ils se sentiront d’autant plus impliqués dans la réussite future du projet d’entreprise. Votre entreprise est suffisamment grande pour être composée managers ? Dans ce cas, n’hésitez pas à les briefer quant à l’importance de l’encouragement et des remerciements. Il existe de nombreux moyens pour féliciter régulièrement son équipe afin de conserver son intérêt et stimuler son engagement au cœur de l’entreprise. Par exemple, analyser les projets de chaque collaborateur permettra de mettre en place les actions recommandées en fonction des résultats obtenus : félicitations, encouragements, mise en place de formations et de challenges…

 

L’opportunité de repenser l’organisation du travail

Cette expérience de télétravail fût l’occasion de tester un nouveau rythme de travail. N’hésitez donc pas à faire un point avec vos équipes sur leur ressenti. Si le travail à la maison s’est bien passé, n’est-ce pas l’occasion de repenser le rythme de travail des équipes en proposant d’ajuster leurs horaires selon leurs souhaits, ou d’être plus souple quant à l’emploi du télétravail ? Le confinement fût une expérience éprouvante pour certains collaborateurs ou au contraire, novatrice et intéressante pour d’autres. Suite à celle-ci, certains pourraient effectivement souhaiter intégrer le rythme du télétravail dans leur quotidien professionnel. De nombreuses autres solutions non citées dans cet article sont à votre portée pour booster la motivation de vos salariés.

 

L’opportunité d’innover dans les modes de travail adoptés

L’un des enjeux dans ce retour au bureau va notamment être de dynamiser l’organisation et les projets afin de fédérer les équipes autour d’un ou de plusieurs sujets. Pourquoi ne pas lancer des projets collectifs, ou sonder les salariés sur les projets qui les motivent pour booster leur implication au travail ? À travers ces suggestions, les équipes vont probablement se soutenir et avancer ensemble plutôt que de rester seuls sur des projets qui ne les motivent pas ou plus.

La fin du télétravail ou du chômage partiel pourrait être l’occasion d’innover et d’apporter du changement dans son management. Pourquoi ne pas envisager de repenser votre communication interne ? Échanger davantage avec ses équipes, déléguer sur plus de sujets, communiquer de manière moins descendante et partager plus de projets : voici des pistes de réflexion pour animer vos échanges avec vos salariés. De nombreuses opportunités sont possibles en cette période inédite de covid 19 : saisissez-les !

Durant ces semaines de confinement, vos équipes se sont familiarisées avec des outils de communication à distance et de gestion de projets en ligne. Servez-vous de cette expérience pour faciliter vos réunions inter agences ou avec vos clients lointains. À présent, les solutions digitales sont probablement connues de tous. Une nouvelle façon d’aborder des sujets est à portée de main, n’hésitez pas à vous en servir !

« Chaque difficulté rencontrée doit être l’occasion d’un nouveau progrès » — Pierre de Coubertin

En d’autres termes, la période passée – et encore actuelle – a généré son lot de difficultés professionnelles. Toutefois, les changements liés au covid véhiculent aussi des opportunités potentielles. Gardons cela collectivement à l’esprit afin de se donner les moyens de saisir justement ces opportunités pour aboutir finalement à un engagement encore plus fort de toutes et tous dans le projet entrepreneurial que vous incarnez.

 

Les équipes de CAPEOS CONSEILS mettent à votre service leurs expériences et expertise technique pour répondre à vos besoins et être au plus près de vos attentes. Pour cela nous sommes présents dans le Grand Ouest (Rennes, Nantes) et Paris avec près de 190 collaborateurs. Réparti en 12 agences de proximité, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS vous accompagne sur différentes missions juridiques, comptables, fiscales, sociales, audit, stratégiques et informatiques. Contacter CAPEOS CONSEILS, c’est vous assurer fiabilité et accompagnement.

Éviter les malentendus à l’écrit en télétravail

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L’épidémie mondiale du Covid-19 a frappé tous les secteurs d’activité et les entreprises ont dû trouver des solutions pour continuer à travailler dans la mesure du possible. Le télétravail a fait parti de ces moyens permettant de poursuivre l’activité pour faire tourner l’entreprise. Cependant, pour beaucoup de salariés et de managers, le télétravail est une nouvelle expérience, un nouveau mode de fonctionnement encore insolite et perturbant. Ne pas travailler sur son lieu de travail, ne pas échanger avec les collègues ou encore, ne pas faire de réunions, impactent fortement les salariés. Le télétravail oblige les collaborateurs à échanger majoritairement par écrit ce qui peut parfois générer des malentendus. CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous propose quelques astuces pour éviter les quiproquos à l’écrit avec vos collaborateurs.

L’ascension du télétravail vous oblige ou vous a obligé à communiquer davantage par écrit. Vos nombreux échanges par mail vous ont peut-être parfois laissé amère ou ont laissé place à quelques tensions. Des points d’exclamations en trop, une phrase donnant l’impression qu’il s’agit d’un ordre… Voici 5 conseils pour favoriser les interactions bienveillantes :

 

Être clair et précis dans chacun des échanges en télétravail

Pour faciliter la compréhension du message avec votre interlocuteur et par la même occasion éviter toute mauvaise interprétation, détaillez le sujet de votre mail/sms en introduisant un contexte. Si vous n’omettez aucun passage de votre interprétation, la confusion sera minimisée. Si par exemple vous demandez à un collègue de reprendre votre dossier, expliquez-lui que vous avez une urgence sur tel ou tel sujet et que vous êtes débordé. Évoquer le contexte lui permettra de comprendre que vous êtes dans une situation délicate et non pas que vous essayez d’évincer un dossier.

 

Alléger le message avec des emojis

En fonction de votre interlocuteur/interlocutrice, vous pouvez mettre quelques emojis pour détendre l’atmosphère. Le message parait plus doux et moins sec. Par exemple un « stp tu peux faire ça rapidement » passera probablement moins bien qu’un « stp tu peux faire ça rapidement 😊 ». Vous n’êtes peut-être pas adepte des émoticônes mais repensez au contexte de confinement, si un petit smiley permet d’alléger un mail, n’hésitez pas à les utiliser. Pour mieux comprendre votre interlocuteur ou interlocutrice, essayez de vous mettre à la place de la personne qui lit votre sms ou votre mail.

 

Passer d’un mail à un coup de téléphone pour éviter les incompréhensions

En cas de tensions, prenez le réflexe de passer à l’oral par le biais de la visioconférence via les outils indiqués dans une précédente actualité sur le thème « Comment motiver et manager ses équipes en télétravail ? » ou bien du téléphone. En télétravail nous ne pouvons pas échanger en face à face c’est pour ça qu’entendre le ton employé permet de comprendre que finalement, ce n’était pas un manque de respect mais qu’il s’agit peut-être simplement d’une incompréhension ou d’une mauvaise interprétation des propos utilisés.

 

Faire preuve d’empathie dans vos échanges

Au début ou en fin de mail, n’oubliez pas de prendre des nouvelles de votre interlocuteur. Un simple « j’espère que tu vas bien » permet d’accompagner le contenu de votre mail/sms par une preuve d’empathie. Dans ce contexte Covid-19 où les tensions, les incertitudes et les inquiétudes sont très présentes, la bienveillance envers vos équipes et vos collègues est toujours très appréciée et redonne un peu de sourire.

 

Vous voilà maintenant paré pour rédiger votre prochain mail avec empathie et bienveillance. N’oubliez pas d’adapter le contenu de vos échanges en fonction de votre interlocuteur ou de votre interlocutrice. Votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS reste à votre entière écoute concernant toutes vos questions juridiques, comptables, fiscales, RH, informatiques…

Ensemble pour entreprendre.

COVID-19 : quelles aides pour les petites entreprises ?

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Le déconfinement laisse place à une reprise progressive des activités, mais beaucoup d’entreprises restent dans une situation financière critique. Sachez que deux nouvelles aides financières viennent d’être mises en place pour les petites entreprises.

 

La Bretagne se mobilise pour ses petites entreprises et associations

Un fond d’aide a été créé communément par la Région, les départements et les intercommunalités de Bretagne. Avec la Banque des Territoires, ils mettent en place le « fond COVID Résistance ». Cette aide vise à soutenir les petites entreprises à qui on a refusé un Prêt Garanti par l’Etat (PGE). Elle sera attribuée sous forme d’un prêt à taux zéro, c’est donc une avance remboursable, pouvant aller jusqu’à 10 000 € (sous déduction de la somme éventuellement perçue par le fond de solidarité).

Ce fond est constitué grâce à une participation de 2€ des habitants du périmètre géographique concerné. Le but est de permettre aux petites structures de continuer ou reprendre leur activité malgré des pertes financières parfois conséquentes.

Pour être éligible au fond COVID Résistance il faut être :

  • Soit une entreprise ou association marchande comptant jusqu’à 10 salariés, avec un CA annuel inférieur à 1 M €.
  • Soit une Association non-marchande ou un groupement d’employeurs associatif comptant 1 à 20 salariés.

 

Attention, le prêt ne pourra vous être octroyé que si vous n’êtes éligible à une aucune autre aide, ou que les autres aides existantes auxquelles vous avez eu droit n’ont pas suffi à compenser votre déficit. L’aide COVID Résistance à vocation à compenser les manques de trésorerie dans le but d’une reprise d’activité. Le montant est donc calculé sur les besoins financiers de l’entreprise pour assurer son activité, selon les plafonds suivants :

  • De 3 500 à 10 000 € pour les acteurs économiques.
  • De 3 500 à 30 000 € pour les associations du secteur non marchand.

 

Vous pensez être éligible ? Le dépôt des demandes s’effectue en ligne à partir du 15 mai à 14h00, sur le site Bretagne Bzh : covid-resistance.bretagne.bzh. Vous aurez jusqu’au 30 septembre pour en faire la demande. Si vous êtes éligible, le versement sera effectué à compter de 18 mois après l’attribution du prêt.

 

Entreprises : bénéficiez d’une subvention pour les équipements sanitaires liés au covid-19

Le déconfinement progressif donne lieu à de nombreuses mesures préventives applicables en entreprise : retrouvez notre article dédié. Des précautions qui nécessitent parfois des investissements imprévus. Pour supporter les coûts, une subvention d’aide aux dépenses engagées spécifiquement dans ce cadre est mise en place depuis le 18 mai par la branche des risques professionnelles de l’Assurance Maladie.

 

Cette aide est prévue pour les entreprises de moins de 50 salariés et les travailleurs indépendants sans salariés. L’enjeu est de tenter de limiter l’exposition des travailleurs au coronavirus en mettant en place des mesures de sécurité et d’hygiène. Les petites entreprises et indépendant pourront ainsi se faire rembourser jusqu’à 50% HT de leurs frais en la matière. À l’aide de cette subvention, le travailleur indépendant ou l’entreprise de moins de 50 salariés pourra financer des installations leur permettant de respecter ou guider les distances sociales (barrières amovibles, cordons, poteaux, accroches murales…) et d’isoler des postes de travail (plexiglass, cloisons de séparation, bâches…). De plus, un financement de masques, visières et solutions hydroalcooliques peut être mis en place si au moins une mesure barrière listée ci-dessus est mise en place.

Pour bénéficier de la prévention TPE « Prévention COVID » par les caisses régionales (Carsat, Cramif, CGSS), le travailleur indépendant sans salariés doit répondre aux conditions suivantes :

  • Exercer en France ;
  • Cotiser au régime général de la Sécurité Sociale ;
  • Ne pas avoir de salarié à la date de la demande de subvention.

À l’inverse, le travailleur indépendant n’est pas éligible si :

  • Il bénéficie d’autres aides publiques concernant les mesures de protection contre le COVID-19 ;
  • Les éléments ont été financés par un crédit-bail ;
  • Les étalements ont été commandés avant la date de début de la subvention.

Pour pouvoir être valable, le travailleur indépendant doit investir au minimum 500€ HT (maximum 10 000€ HT) pour percevoir une subvention à hauteur de 50% du montant HT de son investissement. Il peut faire plusieurs demandes de subventions mais le total des montants versés ne pourra dépasser les 5 000€.

Attention, la demande de subvention doit être envoyée à la caisse avant le 31 décembre 2020.

Vous souhaitez faire la demande de subvention « Prévention COVID-19 » ? Voici le formulaire de demande :

Retrouvez ici le communiqué presse de l’Assurance Maladie au sujet de cette subvention. Votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS est à votre écoute pour toutes questions supplémentaires relatives aux subventions à destination des entreprises. Nous vous invitons également à consulter notre précédente actualité concernant les aides dont vous pouvez bénéficier.

Chefs d’entreprise : quelles mesures appliquer pour le déconfinement ?

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Depuis le 11 mai et suite à deux mois de confinement dus au covid-19, un déconfinement partiel s’opère en France. Malgré cette ébauche de retour à la normale, la propagation du coronavirus n’est pas encore endiguée, et il est plus que jamais nécessaire de rester prudent afin d’éviter une rehausse des contagions. La possibilité d’un deuxième confinement n’est à ce jour pas écartée. Qu’il s’agisse de vos collaborateurs ou de vos clients, il donc nécessaire de pouvoir garantir un certain niveau de sécurité aux personnes qui seront susceptibles d’évoluer dans votre entreprise les prochaine semaines. Mais justement, quelles sont les mesures que vous devez adopter pour réduire le risque de contamination au sein de votre entreprise ?

 

Le retour en entreprise : une solution en option

Le gouvernement a statué un certain nombre de mesures visant à préserver au maximum la santé de chacun. En les appliquant au sein de vos locaux, vous diminuerez les chances de contamination sur place, et préserverez ainsi vos salariés et vos clients.

Avant toute chose, sachez que les personnes à risque sont toujours priées de demeurer confinées actuellement. Les personnes qui ne peuvent faire garder leurs enfants sont également en droit de rester chez elles (en télétravail si cela leur est possible). Dans l’ensemble, il est encore recommandé de maintenir autant que possible le télétravail pour les postes qui le permettent. Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez télécharger cette FAQ du gouvernement à propos du déconfinement et du télétravail. Si vous estimez que le retour de vos salariés en entreprise est nécessaire à la reprise de votre activité et que ceux-ci le peuvent, voyons les mesures que vous devrez appliquer.

 

Un nettoyage en règle pour préparer le déconfinement

Vous préparez le retour de vos employés au sein de vos locaux ? De multiples entreprises sont déjà à l’œuvre pour accueillir leurs collaborateurs dans de bonnes conditions. Veillez avant tout à ce que vos locaux soient désinfectés avant l’arrivée de vos salariés : les bureaux et les meubles, les poignées de portes, les ordinateurs et les claviers, les boutons d’ascenseurs et bien sûr les digicodes… toutes les surfaces avec lesquelles vos employés peuvent entrer en contact doivent être soigneusement nettoyées avant leur retour (à l’aide d’une lingette par exemple). N’oubliez pas les sanitaires et les salles de pause, et surtout pensez à laisser à disposition de chacun du gel hydroalcoolique et des lingettes désinfectantes. Considérez que chaque personne peut être porteuse du virus même si elle ne présente pas de symptômes : dans cette optique, vos salariés devront être mis à contribution et chaque surface touchée devra ensuite être nettoyée. Dans la mesure du possible, les poubelles devront être vidées le plus souvent possible.

 

Déconfinement : les distances de sécurité sanitaire à respecter

Afin de limiter les contacts et donc les chances de propagation du virus, il est recommandé de limiter au maximum les rendez-vous extérieurs. Vous devez contacter vos clients ou vos prestataires ? Les appels téléphoniques et les visio-conférences sont aujourd’hui les pratiques privilégiées par le plus grand nombre et n’ont plus de secret pour personne ! On peut citer Zoom, Teams ou encore Whatsapp : ces applications sont  désormais connues et utilisées par de nombreux professionnels. Elles vous permettront de maintenir un contact visuel de qualité avec vos interlocuteurs.

Maintenir des distances de sécurité entre les personnes qui circulent dans vos locaux permettra aussi de diminuer les risques de contagion. Chaque personne doit pouvoir bénéficier d’une surface d’au moins 4m² : une distance prescrite par le gouvernement. Bien sûr, ce chiffre impliquera pour certaines entreprises de devoir procéder à des ajustements de bureaux. Vos open space et bureaux partagés devront peut-être être réaménagés, et vos salariés devront se répartir les surfaces disponibles. Dans le cas ou cela serait impossible, vous pouvez aussi envisager de recourir à un retour de vos salarié à mi-temps, afin d’alterner les présences. Dans ce cas, il faudra que chaque salarié puisse désinfecter son bureau à son départ s’il doit être utilisé par un collègue ensuite.

Afin de maintenir les distances de sécurité, et malgré les inconvénients que cela pourrait engendrer, il est également nécessaire de réduire au maximum le nombre de personnes présentes simultanément dans les lieux communs : notamment les salles de pauses. Vous pouvez par exemple établir un tableau afin d’optimiser les présences et d’effectuer une « rotation » des salariés. Les entreprises qui disposent de locaux réduits ou d’un effectif important de salariés devront peut-être visager d’élargir les plages horaires autorisées pour les temps de pauses afin que chaque personne qui le souhaite puisse profiter des lieux communs.

 

Les équipements nécessaires pour accompagner le déconfinement

L’endiguement du virus étant de notre responsabilité à tous, il est nécessaire que chacun respecte les gestes barrières : il vous faudra donc sensibiliser vos salariés. N’hésitez pas à mettre en place une signalétique adaptée dans vos locaux suite au déconfinement : signalétique au sol, affiches… Vous trouverez ici les documents officiel de prévention qui rappellent les gestes essentiels.

Il est de votre devoir d’équiper vos salariés de protections individuelles spécifiques et adaptées à votre activité :

  • À minima des masques,
  • Des solutions hydroalcooliques : vous pouvez vous en procurer ici;
  • Si besoin des gants de protection, tout en sachant qu’un lavage fréquent des mains est à privilégier.
  • Selon la configuration de vos locaux, il vous faudra peut-être envisager de placer un plexiglass de protection à l’accueil.

Voici trouverez ici une plateforme d’achat dédiée aux équipements sanitaires pour contrer le coronavirus : elle est soutenue par le gouvernement.

Toutes ces mesures cumulées engendreront probablement un certains nombre de contraintes pour vous, vos collaborateurs et vos clients. Gardez à l’esprit que tout ceci à vocation à garantir votre sécurité à tous ! Nous devons tous rester vigilants et ne pas baisser la garde malgré la décroissance du virus. Pour garder toutes ces mesures à l’esprit et mobiliser vos équipe dans leur application, CAPEOS CONSEILS vous propose ce document récap. Téléchargez-le afin de vous l’approprier ! N’hésitez pas à le partager à vos collaborateurs et à vos clients afin de communiquer ces bonnes pratiques. Enfin, gardez en tête l’idée qu’après deux mois de confinement, tous vos salariés ne géreront pas le retour au bureau de la même manière. Nous vous invitons à consulter notre dernier article : « Comment préparer le retour au travail après le confinement », qui propose une approche tournée vers le management. Nous espérons que vous ainsi que vos équipes vous portez bien, et continuons à faire notre maximum pour vous apporter notre aide.

Comment préparer le retour au travail après le confinement ?

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Voilà maintenant plusieurs semaines que le télétravail est instauré dans votre entreprise. Vos équipes ont pris de nouvelles habitudes et se sont adaptées à ce rythme. Cependant, d’ici quelques semaines, le déconfinement va avoir lieu, il va falloir sortir de chez soi, reprendre un quotidien dans une « nouvelle société » impactée par la crise sanitaire. Échanger en face à face avec ses collègues tout en veillant aux mesures de sécurité et aux gestes barrières, accompagner la potentielle réorganisation dans son entreprise et faire face à l’angoisse d’une crise économique. En tant que manager, comment vous préparer et préparer vos collaboratrices et vos collaborateurs à ce retour au bureau ? CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous confie quelques actions pour passer cette étape cruciale mais délicate.

 

Les craintes du déconfinement

La date a été annoncée par le Gouvernement, le 11 mai 2020, les écoles, institutions et entreprises vont doucement reprendre leur activité à travers un déconfinement progressif. Après le chômage partiel ou le télétravail, les Français vont petit à petit retourner au bureau. Cependant, le retour physique ne va pas être évident pour tout le monde. En effet, chaque individu a vécu le confinement à sa manière et a géré comme il le pouvait cette situation anxiogène. Le retour va être plus compliqué pour les personnes ayant perdu un proche, ceux ayant été atteints par le Covid-19 et éprouvant encore une grande fatigue, ceux angoissés par le virus et ceux, pour qui l’isolement a été compliqué à gérer. Quelle que soit la position de chacun, il est primordial de prendre en compte tous ces éléments avec équité et respect. Reprendre son activité est « plus simple » si le travail à distance s’est correctement effectué pour les salariés et si leur charge de travail était, dans la mesure du possible, en adéquation avec leur situation personnelle. La crise sanitaire que nous traversons est source de stress et un grand nombre de salariés angoissent de ne pas disposer de visibilité sur l’avenir, de manquer de perspectives ou pire encore à l’idée de perdre leur travail des suites du confinement. En tant que manager, votre rôle va être en partie d’apaiser les craintes liées au confinement.

 

Accepter l’incertitude de l’après confinement

La crise sanitaire du Covid-19 est un événement exceptionnel est impromptu. Personne n’était préparé à ce choc mondial et à ses dégâts. En effet, il semble que de nombreux secteurs soient touchés et s’apprêtent à endosser les conséquences du confinement. Vous allez devoir improviser et avancer à l’aveugle pendant plusieurs mois mais rassurez-vous, vous n’êtes pas seul dans cette épreuve. Individuellement comme collectivement, l’incertitude restera la même. Il faut accepter et admettre que la situation est inédite pour garder autant que possible les idées claires. À défaut de pouvoir prévoir ou contrôler, il va falloir s’adapter, montrer votre réactivité et votre agilité face aux événements et au déconfinement.

 

L’impact du télétravail sur vos collaborateurs

Pour beaucoup d’entreprises et de collaborateurs, l’expérience du travail à distance est nouvelle. N’est-ce pas l’occasion de faire un point sur ce mode de travail et d’en tirer des avantages ? Est-ce que certains se sont sentis plus à l’aise pour faire certaines missions ? D’autres se sont-ils découverts de nouvelles compétences ? Quels sont les nouveaux outils qui ont été mis en place pour faciliter les échanges et les transmissions de données ? Cette reprise est peut-être l’occasion de faire un bilan des découvertes avec vos équipes et d’identifier les points positifs et négatifs. N’hésitez pas à aller au-delà des points purement professionnels en évoquant par exemple la gestion du stress et de la pression liés au virus ou bien, l’organisation personnelle entre la maison et le télétravail. En identifiant les différents points positifs et négatifs, c’est l’occasion d’échanger et de progressivement tourner la page de manière optimiste sur cette phase si particulière. Maintenant, notre challenge à tous est d’essayer de recréer une atmosphère saine dans des conditions favorables tout en s’adaptant aux éléments que chacun nous a fait remonter. Échanger avec vos équipes semble être l’une des clefs pour « petit à petit remonter la pente tout en se serrant les coudes ». En attendant la fin du confinement, n’hésitez pas à lire notre actualité sur le management à distance.

 

Sortir de son cocon de télétravail n’est pas évident, surtout dans ces circonstances de pandémie mondiale. Chacun a été confronté à soi-même et à sa propre organisation. Le tout va être de s’adapter en fonction des futurs événements tout en essayant de sortir la tête de l’eau. Mais CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous accompagne dans toutes vos démarches et se tient à votre disposition pour vous épauler dans ces circonstances particulières et inédites. En cas de difficultés financières suite au coronavirus, vous pouvez contacter notre équipe dédiée d’experts-comptables via le formulaire de contact, un expert-comptable vous recontactera dans les meilleurs délais pour échanger sur votre situation et vous accompagner.

Comment motiver et manager ses équipes en télétravail pendant le confinement ?

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Vos collaborateurs ne travaillent plus au bureau et sont désormais en télétravail (quand cela est possible) depuis plusieurs semaines. En effet, le confinement imposé par le Gouvernement à cause de l’épidémie du Covid-19, oblige vos équipes à travailler de chez elles. Vous avez passé l’étape des éventuels problèmes techniques liés à ce nouveau mode de travail et vous êtes à l’aise avec les visioconférences et les partages de fichiers. Cependant, comment continuer votre travail de manager pendant le confinement ? Existe-t-il des astuces pour manager efficacement vos équipes à travers ses modes de communication ? Aujourd’hui, une équipe de CAPEOS CONSEILS s’interroge sur ce sujet complexe et décide de délivrer dans cette actualité dédiée quelques astuces et conseils pour booster la motivation et l’intérêt des collaborateurs.

 

Développer la proximité avec vos collaborateurs en confinement

Cette situation exceptionnelle et impromptue change vos projets et le quotidien de vos missions. Soyez rassuré, comme de nombreux professionnels, ce mode de travail imposé est encore nouveau et perturbant. Mais essayons de se servir de ce confinement pour améliorer chaque modèle managérial en commençant par la proximité. Effectivement, ce nouveau rythme est l’occasion de vous rapprocher de vos équipes, notamment à travers vos différents échanges. « Comment allez-vous aujourd’hui ? » – « Vos proches se portent bien ? » – « Arrivez-vous à vous occuper ? » – « Comment vivez-vous le télétravail ? », toutes ses questions sont l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs et de développer l’empathie et l’affect de votre relation. Encore plus que jamais, la bienveillance est de mise alors soyez plus à l’écoute en prenant individuellement des nouvelles de vos équipes. Ponctuez vos échanges en parlant de votre situation et de vos ressentis en tant que responsable mais également en tant que personne. Le confinement peut être anxiogène pour certaine personne alors n’hésitez pas à rassurer en optant pour un comportement humain et donc, favoriser la solidarité interne.

 

L’échange et l’organisation sont les clés d’un télétravail optimisé

Mettez un point d’honneur sur l’organisation pendant cette période de télétravail généralisée. Encore plus qu’avant, la rigueur et la structuration du travail d’équipe doivent être claires et bien interceptées par tout le monde. Qui est en charge du projet ? quelles sont les échéances ? quelles tâches sont à prioriser ?… Partagez régulièrement vos documents et demandez à vos collaborateurs de faire des points sur l’avancement de leurs missions.

Gardez en tête que certain de vos collaborateurs ont peut-être des enfants à gérer ou des proches en situation délicate, il est donc primordial de prendre en compte ces aléas avec équité et respect. Répartir les tâches et partager les avancées de chacun est donc indispensable pour continuer le télétravail dans les meilleures conditions.

 

Quelques astuces pour animer vos visioconférences

À travers ce management à distance, n’oubliez pas de féliciter les efforts dont font preuve vos équipes. Ce n’est pas évident d’animer une visioconférence ou bien de gérer les relations clients, encore moins dans ce contexte de pandémie mondiale. Alors n’hésitez pas à débuter vos réunions par des remerciements et des félicitations. Les collaborateurs concernés se sentiront soutenus et la réunion sera plus détendue.

Lorsqu’une réunion à distance à lieu, tous (ou presque) les participants coupent leur micro pour éviter les bruits anxiogènes (bruits de fonds, tapements sur le clavier etc.). La visioconférence peut donc s’avérer monotone. Pour la rendre davantage interactive, n’hésitez pas à proposer quelques « animations » tel qu’un tour de table ou chacun prend la parole ou bien un quizz en ligne lorsque les sujets évoqués s’y prêtent. Pour ce faire, des solutions tels que kahoot ou klaxoon par exemple permettent de faciliter les interactions et la participation de tous. L’enjeu est d’inciter les collaborateurs à prendre la parole ou interagir lors de la réunion.

 

Des outils web et collaboratifs

Pour susciter l’intérêt des collaborateurs et favoriser leur autonomie, il peut être pertinent de mettre en place des outils web et collaboratifs tels que :

  • Un forum de discussions instantanés tels que WhatsApp ou Slack pour favoriser l’entraide entre salariés ;
  • Une plateforme commune pour répartir les tâches, projets, deadline ainsi que la personne affiliée à la tâche, l’application Trello ;
  • Pour favoriser les échanges de documents il existe WeTransfer. La version gratuite permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2Go ;

Il s’agit là, d’exemples non exhaustifs. De nombreuses plateformes ont vu le jour pour faciliter les échanges à

distance et les transmissions de données de façon sécurisée. Attention, toutefois aux cyberattaques frauduleuses qui se développent sur le thème du coronavirus.

Manager à distance n’est pas évident lorsque l’on ne peut pas discuter spontanément avec ses collaborateurs. À travers le télétravail, il s’agit uniquement de points prévus dans le calendrier et donc, des prises de contact plus formel. Donc n’hésitez pas à redoubler d’effort pour vous montrer ultra disponible et réactif. Par exemple, chez CAPEOS CONSEILS l’équipe en charge de la newsletter interne informe les collaborateurs pour limiter la profusion de mails sur divers sujets. En effet, en confinement, l’envoi des mails s’accroit. Il est donc primordial d’informer les équipes sur l’organisation en interne de l’entreprise.

 

Les équipes de votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS se mobilisent chaque jour pour épauler les entrepreneurs dans cette situation inédite. Pour les chefs d’entreprise qui rencontrent des difficultés financières, CAPEOS CONSEILS a mis en place un formulaire de contact via son site web afin d’identifier rapidement les besoins spécifiques et de pouvoir proposer un accompagnement personnalisé. Prenez soin de vous et de vos proches.

Télétravail durant le Covid-19 : attention aux cyberattaques

Face à l’épidémie de coronavirus et aux mesures gouvernementales qui en résultent, de nombreuses entreprises fonctionnent désormais en télétravail. Si votre entreprise est en mesure de mettre en place le travail à distance, CAPEOS CONSEILS vous rappelle qu’il est important de rester prudent quant à la sécurité de vos informations et des données que vous consultez. En effet, une hausse des cyberattaques a été observée ces dernières semaines et de multiples campagnes de spam circulent sur le thème du Covid-19.

Différents types de cyberattaques

Différents modes de piratage existent aujourd’hui, du plus bénin au plus néfaste. Le virus est une forme de piratage. Il peut donner lieu à des campagnes de SPAM intempestives, qui alimenteront votre boite mail (professionnelle ou personnelle) continuellement ; ou plus inquiétant, au cryptage de vos données personnelles et à des demandes de rançons. À titre d’exemple, de nombreux sites non officiels ont été développés avec l’arrivée du Coronavirus. En effet, profitant de la pénurie des masques de protection et plus généralement d’équipement médicale, certains y ont vu une aubaine de créer de faux sites de ventes en ligne de masques ou d’appel aux dons pour venir en aide au corps médical. Sachez qu’un virus informatique peut s’activer en cliquant sur son contenu : il est le plus souvent « caché » dans des pièces jointes ou dans des liens cliquables, sur une page web ou par mail. C’est la principale raison pour laquelle il est important de toujours vérifier la provenance d’un mail, d’un lien, d’une pièce jointe ou d’une application avant de cliquer dessus ou de la télécharger. Vérifiez également la fiabilité des sites web que vous consultez. Soyez vigilants car des sites non officiels proposant l’attestation de déplacement dérogatoire ont vu le jour afin de collecter vos coordonnées personnelles. Voici le lien officiel du site du gouvernement où vous trouverez tous les types d’attestations de déplacement et de voyage.

Cyberattaques : les adresses mails frauduleuses

Lorsque vous recevez un mail d’une entreprise apparemment connue, prenez le soin de vérifier l’intégralité de l’adresse mail expéditrice. Il est facile d’indiquer un nom générique de façade et d’usurper l’identité d’une entreprise ou d’un organisme officiel. Si l’adresse mail est composée d’une syntaxe étrange ou d’une suite de chiffre, il y a fort à parier que l’expéditeur ne soit pas l’entreprise indiquée à côté de l’objet. De manière générale, méfiez-vous de tous les mails sur le thème du Covid-19.

Notez que les campagnes de SPAM peuvent également se transmettre par SMS.

Télétravail : une vigilance constante

De même, assurez-vous que les sites où vous laissez vos coordonnées soient fiables. De nombreuses entités vous demandent vos coordonnées sur internet pour toutes sortes de motifs. Demandez-vous toujours si les renseignements demandés sont nécessaires.

Appliquez strictement les consignes de sécurité préconisées par votre employeur, et veillez toujours à séparer vos usages personnels de vos usages professionnels. Vérifiez que vos appareils disposent d’un anti-virus et sauvegardez vos données régulièrement pour vous prémunir en cas d’attaque. Enfin, soyez vigilants aux changements de RIB de vos fournisseurs et faites un contre-appel à un numéro déjà référencé en cas de doute.

Les modes de travail aménagés donnent lieu à un changement de nos habitudes et parfois à une baisse de notre vigilance. CAPEOS CONSEILS vous invite à consulter et appliquer les recommandations de sécurité informatique du gouvernement pour le télétravail en situation de crise, ainsi que cette liste des pièges à éviter à titre personnel et professionnel. Découvrez aussi les expertises de CAPEOS CONSEILS en matière de solutions informatique.

Info Covid-19 : les récentes mesures du gouvernement

Face aux mesures prises par le gouvernement pour soutenir les entreprises, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS continue à informer les dirigeants d’entreprises très régulièrement de l’évolution de la situation et des informations dont nous avons connaissance.

Toutes nos équipes sont mobilisées pour accompagner les dirigeants à réaliser les différentes démarches nécessaires dans la mise en place des dispositifs d’aides au soutien des entreprises.

Informations sur les équipes de CAPEOS CONSEILS

Les délais de traitement et de réponse des collaborateurs du cabinet d’expertise comptable sont liés au volume des demandes à gérer, à notre nouveau mode de fonctionnement quasi-intégral en télétravail mais également à la saturation des différentes plateformes internet des organismes sociaux et de l’État. Pour joindre votre intervenant habituel sur votre dossier, nous vous invitons à lui envoyer un mail afin qu’il puisse vous rappeler.

Concernant l’actualisation des mesures prises par l’État pour l’accompagnement économique des entreprises, vous trouverez dans les liens ci-dessous les informations officielles en temps réel :

Dans cette actualité, nous souhaitons faire un zoom sur quelques aides.

 

Mesure d’aide de 1 500 €

Concernant les aides financières pour les très petites entreprises (TPE), les Travailleurs Non Salariés (TNS) et les professionnels libéraux :

Pour l’aide financière de 1 500 € (avec éventuellement pour les situations les plus difficiles une aide complémentaire) :

Attention, vu le nombre de conditions, tous ne seront pas éligibles. C’est le cas par exemple, si la société qui vous rémunère est détenue par une autre société commerciale (holding).

De nombreuses questions se posent au sujet des aides et des mesures prises par le gouvernement depuis la semaine dernière, cependant les textes ne précisent pas toutes les réponses.

Par exemple, la condition d’avoir un bénéfice imposable augmenté des sommes versées au dirigeant (si Impôt sur les Sociétés – IS) au titre du dernier exercice clos inférieur à 60 000 €. Que se passe-t-il s’il y a plusieurs dirigeants ? Dans le décret, « dirigeant » est au singulier, mais nous pouvons imaginer qu’il faut prendre en compte toutes les sommes versées aux dirigeants pour savoir si l’on respecte cette condition, mais il s’agit là que d’une supposition.

Si vous pensez remplir les conditions, vous devez effectuer, vous-même, cette demande :

  • sur le portail www.impots.gouv.fr,
  • dans votre espace personnel,
  • vous trouverez ici un guide pour vous aider à remplir le formulaire.

Il s’agit d’une demande d’aide privée. C’est pourquoi, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS ne peut procéder à la demande pour votre compte.

En revanche, les équipes de CAPEOS CONSEILS peuvent vous renseigner pour vous aider à savoir si vous êtes éligible à ce dispositif. Néanmoins, au vu du manque de précisions des textes législatifs en notre possession et des interrogations qu’ils amènent, nous ne pouvons prendre la responsabilité de décider si vous y avez le droit.

Il y aura sûrement des éclaircissements dans les jours et les semaines qui viennent, nous vous conseillons, si vous avez un doute, d’attendre un peu avant de faire votre demande, vous avez jusqu’au 30 avril 2020.

Vous pouvez, toujours dans certains cas, demander à bénéficier d’autres aides comme par exemple l’aide complémentaire des conseils régionaux.

 

Aide complémentaire des conseils régionaux

Vous pourrez éventuellement bénéficier d’une aide complémentaire forfaitaire de 2 000 € si :

  • vous employez au moins un salarié, et
  • que vous vous trouvez dans l’impossibilité de régler vos dettes à trente jours, et
  • que vous vous êtes vu refuser un prêt de trésorerie par votre banque.

La demande d’aide complémentaire devra être réalisée par voie dématérialisée, au plus tard le 31 mai, et sera instruite par les services des conseils régionaux.

 

Fond d’aide social de l’URSSAF

Nous vous rappelons aussi que vous pouvez solliciter le fond d’aide sociale de l’URSSAF pour les TNS sur justifications de difficultés de trésorerie personnelle. (Prise en charge des cotisations sociales car les charges TNS sont des charges personnelles et non des charges de l’entreprise). Vous trouverez en lien le formulaire de l’URSSAF ainsi que les coordonnées mail. Si besoin, vous trouverez ici en lien les activités concernées par l’obligation de fermeture (article 8).

Bien entendu, toutes ces informations vous sont fournies sur la base des éléments portés à notre connaissance à ce jour. Ils pourront être amenés à évoluer suivants les textes réglementaires et les éventuelles mesures du gouvernement à venir.

Pour les entrepreneurs en grande difficulté à très court terme, nous vous rappelons que vous pouvez solliciter l’équipe spécialisée, que nous avons mise en place, en complétant le formulaire « contacter nos équipes » afin que l’on puisse réaliser une analyse de votre situation pour définir les actions à mener.

Les équipes de CAPEOS CONSEILS s’engagent chaque jour aux côtés des dirigeants d’entreprise pour passer au mieux cette période délicate et inédite. Prenez soin de vous et de vos proches.

CORONAVIRUS : quelques mesures pour aider les chefs d’entreprise

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Face aux mesures prises par le gouvernement afin d’éviter la propagation du Coronavirus Covid-19, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS vous informe de l’évolution de la situation et sur les informations collectées à ce jour pour aider les chefs d’entreprise.

Toutes nos équipes sont mobilisées pour accompagner les chefs d’entreprises et les aider à réaliser les différentes démarches nécessaires dans la mise en place des dispositifs d’aides au soutien des entreprises. Voici les dernières informations communiquées sur les récentes mesures pour aider les chefs d’entreprise en raison du coronavirus.

 

Coronavirus : communication du ministère du travail pour aider les chefs d’entreprise

Afin de répondre à beaucoup d’interrogations légitimes, vous pouvez retrouver les « questions-réponses » pour les entreprises et les salariés mis à jour par le ministère du travail directement sur le site du ministère du travail.

 

Accompagnement financier par BPI France pour aider les chefs d’entreprise

Bpi France met en place des mesures exceptionnelles d’accompagnement financier pour les TPE, PME et les entreprises de taille intermédiaire. La dernière communication reçue de l’Ordre des Experts-Comptables résume ces mesures exceptionnelles d’accompagnement financier et d’aides aux entreprises.

 

Déplacements pour raison professionnelle malgré le confinement

Pour tout déplacement professionnel, il est indispensable de disposer de l’attestation et du justificatif dûment renseignés :

En l’absence de ces documents complétés, le montant de l’amende s’élève à 135 €.

 

TVA

À ce jour, aucune mesure de délai de règlement automatique ne concerne la TVA. Il est cependant possible de demander des délais de règlement à condition de pouvoir justifier d’une baisse du chiffre d’affaires.

Si vous avez un crédit de TVA, il est possible de demander le remboursement immédiatement.

 

Garde d’enfant de moins de 16 ans pour les Travailleurs Non Salariés (TNS) et professionnels libéraux

Les travailleurs non salariés seraient éligibles aux indemnités journalières au même titre que les salariés.

Il faut vous rendre sur le site : www.declare.ameli.fr pour les TNS et appeler au 0 811 707 133 pour les professionnels libéraux.

Sur le site internet, le formulaire est le même pour les salariés et pour les indépendants, vous pouvez renseigner votre numéro de Siret à la place du numéro employeur et vous inscrire dans la liste des employés.

À noter que seul un des deux parents peut bénéficier d’un arrêt dans ce contexte.

 

Aide forfaitaire 

Il suffira d’attester d’une baisse de 70 % de son chiffre d’affaires (mars 2020 par rapport à mars 2019) pour bénéficier d’une aide de 1 500 €. C’est donc une aide forfaitaire, qui a été décidée, la même pour tous pour pallier au plus urgent : permettre aux indépendants de pouvoir continuer à vivre.

Des textes réglementaires sont attendus cette semaine pour expliciter la démarche à suivre.

En cas de grande difficulté financière malgré la mise en œuvre des mesures de soutien proposées par le gouvernement, comme par exemple :

  • impossibilité de réaliser l’avance de trésorerie à la fin du mois de mars liée au paiement des salaires avant le remboursement par le chômage partiel,
  • impossibilité de payer vos fournisseurs selon les échéances prévues.

Le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS a mis en place une équipe spécialisée pour vous proposer un rendez-vous téléphonique afin de vous accompagner et d’étudier avec vous la suite à donner à votre situation. Pour en bénéficier, vous pouvez compléter le formulaire « contacter nos équipes ».

Toutes ces informations et mesures pour aider les chefs d’entreprise sont fournies sur la base des éléments portés à notre connaissance à ce jour. Ils pourront être amenés à évoluer suivant les textes réglementaires à venir.

Entrepreneurs : soyez assurés du total engagement des équipes CAPEOS CONSEILS à vos côtés pour passer au mieux cette période délicate et inédite.