L’entretien professionnel : un outil pour la gestion des ressources humaines de l’entreprise

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ? Quelle est la finalité d’un entretien professionnel ? Quelles sont les exigences légales ? Comment le mettre en place concrètement dans l’entreprise ? Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect ? Le cabinet d’expertise comptable vous informe sur le cadre légale et le dispositif de mise en place de l’entretien professionnel.

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel permet de mettre en place un échange entre l’entreprise et les salariés afin de connaître leurs ambitions professionnelles, de définir d’éventuelles perspectives d’évolution (qualification, changement de poste, promotion…) et enfin de planifier les formations nécessaires pour acquérir les nouvelles compétences requises. Le but est d’évaluer l’employabilité du salarié et de réfléchir ensemble sur son avenir professionnel. Il est à différencier de l’entretien d’évaluation individuel car il ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié (on ne parle pas d’objectifs à atteindre, des résultats).

Le cadre légal de l’entretien professionnel

L’employeur a l’obligation légale d’assurer l’adaptation du salarié à son poste de travail, il doit former ses collaborateurs afin de maintenir leur capacité à occuper un emploi (article L6321-1 du Code du Travail).
La loi du 5 mars 2014 (Loi N°2014-288, du Code du travail – article L.6315-1) portant sur la réforme de la formation professionnelle a défini et rendu ensuite l’entretien professionnel obligatoire. En effet, celui-ci doit être organisé tous les 2 ans et être formalisé par écrit.

Ce dispositif concerne tous les salariés :

  • En CDI, CDD, Contrat de travail temporaire, Contrat aidé
  • Travaillant à temps partiel ou à temps complet
  • Dans toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité

A partir du 1er janvier 2019, cet entretien peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieur à la reprise de poste (cette possibilité n’était auparavant possible qu’avant la fin d’un congé parental d’éducation).
L’entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tous salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à : un congé maternité, parental, d’adoption, sabbatique, un congé de proche aidant, une période de mobilité volontaire sécurisée ou un arrêt maladie de plus de 6 mois.

De plus, tous les 6 ans, l’employeur doit dresser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié afin de vérifier que celui-ci a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années. Il permet également de s’assurer que le salarié a bien réalisé, sur cette période, deux des trois mesures suivantes :

  • Suivi d’au moins une action de formation,
  • Acquis un des éléments de certification professionnel (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une Validation des Acquis de l’Expérience (VAE),
  • Et/ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Lors de l’embauche d’un collaborateur, le salarié doit être informé du fait qu’il bénéficiera d’un entretien consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle tous les deux ans.

Comment mener un entretien professionnel ?

Avant l’entretien professionnel

1.Déterminer qui va mener l’entretien professionnel

Dans les entreprises de petite taille ou de taille moyenne, le chef d’entreprise est souvent en charge de mener l’entretien professionnel. En revanche, dans les entreprises de taille plus importante, le responsable hiérarchique du salarié mène souvent l’entretien (en lien avec le responsable des ressources humaines).

2. Rassembler des informations sur le salarié

L’entretien professionnel permet de suivre le parcours professionnel des collaborateurs. Pour que son efficacité soit optimale, il est essentiel de récapituler toutes les informations nécessaires sur le salarié avant le rendez-vous :

  • La photographie de la situation du salarié : sa date d’entrée en fonction, son poste et ses missions principales
  • Les postes occupés précédemment dans l’entreprise
  • Les actions de formations suivies
  • Les certifications obtenues

S’il ne s’agit pas d’un premier entretien, des informations sur les évolutions depuis le dernier entretien peuvent être recueillies.

3. Demander au salarié de préparer son entretien

Après avoir envoyé une invitation au salarié, il est important de lui préciser de préparer son rendez-vous quelques jours avant le jour J. Une trame papier ou électronique peut être mise à disposition du collaborateur.

4. Réunir les conditions idéales pour le bon déroulement de l’entretien

Le lieu de l’entretien a son importance. En effet, celui-ci doit avoir lieu dans un endroit calme et pas trop « formel », cette rencontre doit être la plus conviviale possible. De plus, l’entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail du salarié.
Il est important de prévoir un temps suffisamment long pour chaque entretien afin de ne pas écourter le rendez-vous et d’être dans des conditions d’écoute optimales. Il semble aussi important pour le manager d’éteindre son téléphone afin d’être complètement disponible.
Durant l’entretien, certains points doivent être absolument abordés :

  • L’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi
  • Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié
  • L’évaluation de son employabilité
  • La réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel

Pendant l’entretien professionnel

Durant l’entretien, il faut veiller à établir un climat favorable au dialogue et à l’échange. Le salarié doit se sentir à l’aise, et non en position d’infériorité. Il s’agit de rappeler le déroulement et l’objectif de la rencontre, et éventuellement le retour sur les conclusions de la précédente entrevue.
Il est important d’être à l’écoute du salarié, de le laisser s’exprimer et de lui poser des questions. Le salarié doit être la personne qui parle le plus durant l’entretien.
Enfin, il est important de reformuler les points clés de l’entretien et de laisser le salarié exprimer ses remarques.

Après l’entretien professionnel

Un compte rendu d’entretien attestant la réalisation de l’entretien professionnel doit être rédigé et signé par les deux parties et un exemplaire doit être transmis au salarié. Il permet de garder une trace écrite pour les entretiens futurs.
De plus, les conclusions de l’entretien doivent être transmises aux autres acteurs concernés tels que l’employeur, le chargé des ressources humaines et le responsable hiérarchique, en fonction de la personne qui a conduit l’entretien professionnel.
Pour terminer, les résultats de l’entretien doivent être traités. Les réponses du salarié, les souhaits et demandes exprimés doivent être étudiés. Un plan d’actions de formation peut donc être défini ainsi qu’un planning pour les réaliser.
Enfin, il s’agit d’informer le salarié de toute décision prise à la suite de son entretien professionnel et des possibilités de formation.

Quelles sont les sanctions encourues ?

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, si le salarié n’a pas bénéficié, au terme des 6 dernières années, d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’au moins deux des trois actions suivantes :

  • Une formation
  • Des éléments de certification par formation ou par VAE
  • Une progression salariale ou professionnelle

L’employeur devra abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié. Son CPF sera alors crédité d’un montant de 3 000€.

Pour aller plus loin, les entreprises peuvent demander conseil à leur OPCO (opérateur de compétences).
Textes de références :
Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale
Article L6315-1 du code du Travail
Décret N°2018-1171 du 18 décembre 2018 relatif aux modalités d’abondement du compte personnel de formation