La mise à disposition d’un véhicule de fonction constitue un avantage en nature accordé par une entreprise à un salarié ou un dirigeant. Les règles qui encadrent cette mise à disposition ont récemment été révisées obligeant les entreprises à revoir leurs pratiques pour faire face à un surcoût immédiat.
Qu’est-ce qu’un véhicule de fonction ?
La voiture de fonction est un véhicule mis à disposition du salarié ou du dirigeant par l’entreprise pour ses déplacements professionnels, mais aussi personnels. Par différence, la voiture de service n’est utilisable que sur son temps de travail.
Ainsi, dans les faits, il peut utiliser un véhicule de fonction pour son usage personnel en dehors des heures de travail, le soir ou le week-end par exemple.
Pour l’entreprise, le véhicule de fonction présente de nombreux avantages : gestion simplifiée de la mobilité des salariés, réduction des coûts de notes de frais et d’indemnités kilométriques), fidélisation des salariés.
Comment calculer l’avantage en nature “véhicule de fonction” ?
L’avantage en nature “véhicule de fonction”, considéré comme faisant partie du salaire, doit être évalué pour être soumis à cotisations sociales et à impôt sur le revenu.
La législation actuelle prévoit deux méthodes de calcul :
Evaluation en fonction des frais réels engagés :
| PRISE EN CHARGE DU CARBURANT PAR L’EMPLOYEUR | VÉHICULE ACHETÉ | VÉHICULE LOUÉ OU EN LOCATION AVEC OPTION D’ACHAT (LOA) | |
| D’AU PLUS 5 ANS | DE PLUS DE 5 ANS | ||
| NON | 20% du coût d’achat + assurance + frais d’entretien = A | 10% du coût d’achat + assurance + frais d’entretien = A | Coût global annuel de la location + entretien + assurance = A |
Évaluation de l’avantage (B) = (coût km x km privés) B = A x nombre de km parcourus à titre privé total de km parcourus par le véhicule pour la même période | |||
| OUI | B + frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel | ||
Évaluation en fonction du barème légal forfaitaire : plus largement plébiscitée par les entreprises par sa simplicité, cette méthode de calcul se base sur un montant forfaitaire réactualisé depuis le 1er février 2025 :
| RÉGLES D’ÉVALUATION FORFAITAIRE TOUS VÉHICULES | Mise à disposition jusqu’au 31 janvier 2025 | Mise à disposition à compter du 1er février 2025 | |
| Véhicule de 5 ans ou moins acheté par l’employeur | 9% du coût d’achat du véhicule TTC Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisé à des fins personnelles : 9% du coût d’achat TTC + frais réels sur factures de carburant utilisé à des fins personnes ou 12% du coût d’achat TTC | 15% du coût d’achat du véhicule TTC Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisé à des fins personnelles : 15% du coût d’achat TTC + frais réels sur factures de carburant utilisé à des fins personnes ou 20% du coût d’achat TTC | |
| Véhicule de plus de 5 ans acheté par l’employeur | 6% du coût d’achat du véhicule TTC Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisé à des fins personnelles : 6% du coût d’achat TTC + frais réels sur factures de carburant utilisé à des fins personnes ou 9% du coût d’achat TTC | 10% du coût d’achat du véhicule TTC Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisé à des fins personnelles : 10% du coût d’achat TTC + frais réels sur factures de carburant utilisé à des fins personnes ou 15% du coût d’achat TTC | |
| Véhicule loué par l’employeur | 30% du coût global annuel TTC (location, entretien, assurance) Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisé à des fins personnelles : 30% du coût global annuel TTC (location, entretien, assurance) + frais réel sur factures ou 40% du coût global annuel TTC | 50% du coût global annuel TTC (location, entretien, assurance) Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisé à des fins personnelles : 50% du coût global annuel TTC (location, entretien, assurance) + frais réel sur factures ou 67% du coût global annuel TTC | |
| L’avantage évalué pour un véhicule loué est plafonné au montant de l’avantage en nature qui aurait été évalué si l’employeur avait acheté le véhicule. Le prix de référence du véhicule retenu correspond à son prix d’achat TTC par le loueur, rabais compris dans la limite de 30% du prix conseillé par le constructeur à la date de début du contrat. | |||
Exemple
Une entreprise a acheté un véhicule de moins de 5 ans pour un montant de 35 000 € TTC et l’a mis à la disposition d’un salarié qui assume lui-même les frais de carburant personnels :
• Si le véhicule est mis à disposition avant le 1ᵉʳ février 2025, l’avantage en nature annuel s’élève à 35 000 € × 9 % = 3 150 € ;
• Si le véhicule est mis à disposition à partir du 1ᵉʳ février 2025, l’avantage en nature annuel s’élève à 35 000 € × 15 % = 5 250 €.
L’augmentation représente donc 2 100 € par an, soit 175 € par mois.
Cette hausse produit un double effet :
- Pour le salarié : augmentation de l’assiette fiscale et sociale, donc potentiellement plus d’impôts et moins de salaire net
- Pour l’entreprise : accroissement des charges sociales patronales sur ces avantages
A noter : le nouveau barème s’applique à toute nouvelle mise à disposition d’un véhicule au salarié ou au dirigeant à compter du 01/02/2025 (quelle que soit la date d’acquisition ou de prise en location de ce véhicule). Ainsi, un salarié qui a reçu son véhicule le 10 janvier 2025 restera sur l’ancien barème. Lorsqu’il changera de véhicule, le nouveau barème rehaussé s’appliquera.
Conseil : Conservez précieusement la documentation relative à la date de mise à disposition des véhicules. Ce simple élément administratif devient désormais déterminant pour le calcul des avantages en nature et pourrait être demandé lors d’un contrôle URSSAF.
Quelle méthode choisir entre frais réels ou forfaitaire ? La méthode forfaitaire, plus sécurisée en cas de contrôle URSSAF, simplifie le calcul et peut être plus intéressante si les frais de carburant réellement engagés sont importants.
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Quelles alternatives existent pour optimiser le coût de la mise à disposition d’un véhicule par l’entreprise ?
L’augmentation du barème forfaitaire incite les entreprises à réfléchir autrement en adaptant la gestion de leur flotte de véhicules et le mode de déplacement des salariés.
La réflexion sur le type de véhicule est indispensable.
Les véhicules électriques bénéficient de règles plus favorables :
| RÈGLES ADDITIONNELLES APPLICABLES AUX VÉHICULES FONCTIONNANT EXCLUSIVEMENT AU MOYEN DE L’ÉNERGIE ÉLECTRIQUE EN CAS D’ÉVALUATION AU RÉEL OU FORFAITAIRE | Mise à disposition entre le 1er janvier 2020 et le 31 janvier 2025 | Mise à disposition entre le 1er février 2025 et le 31 décembre 2027 |
| Non prise en compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge du véhicule dans l’évaluation de l’avantage en nature (au forfait ou au réel). | ||
Après l’évaluation – forfaitaire ou au réel – du montant de l’avantage en nature, application d’un abattement de 50% dans la limite de 2000,30 € pour l’année 2025. (abattement applicable jusqu’au 31/12/2027) | Après l’évaluation du montant de l’avantage en nature, sous réserve du respect du critère d’éco-score, application d’un abattement :
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Exemple 1 pour un véhicule 100 % électrique, avec calcul au réel
Pour un véhicule loué 5 000 € par an, avec 1 500 € d’entretien et 1 500 € d’assurance par an (8 000 € au total). Le salarié parcourt 30 000 km par an dont 18 000 km à titre privé avec un véhicule mis à disposition le 02/01/2025. L’avantage en nature avant abattement est de 8 000 € × 18 000 km ÷ 30 000 km = 4 800 €.
Vous appliquez l’abattement de 50 % : 4 800 € × 50 % = 2 400 €.
L’abattement étant plafonné à 2 000,30 € en 2025, la valeur de l’avantage en nature est de 4 800 € – 2 000,30 € = 2 799,70 €.
Exemple 2 pour un véhicule 100 % électrique, avec calcul au forfait
Soit un véhicule exclusivement électrique de moins de 5 ans acheté par l’entreprise pour 44 000 € TTC :
- Si le véhicule est mis à disposition avant le 1ᵉʳ février 2025, l’avantage en nature annuel s’élève à : 44 000 € × 9 % = 3 960 €
Après abattement de 50 % : 3 960 € × 50 % = 1 980 €
Le plafond de 2 000,30 € pour 2025 n’est pas atteint, l’avantage en nature s’élève donc à 3 960 € – 1 980 € = 1 980 €.
- Si le véhicule est mis à disposition à partir du 1ᵉʳ février 2025, la base de calcul est de : 44 000 € × 15 % = 6 600 €
L’avantage en nature après abattement de 70 % s’élève donc à 6 600 € – 4 582 € = 2 018 € pour 2025.
Le plafond de 4 582 € pour 2025 n’est pas atteint, l’avantage en nature s’élève donc à 2 018 €.
Ainsi, malgré l’augmentation du pourcentage de base (15 % au lieu de 9 %), l’augmentation de l’abattement (70 % au lieu de 50 %) permet de maintenir un niveau d’avantage en nature légèrement comparable pour les véhicules mis à disposition à partir du 1ᵉʳ février 2025.
D’autres pistes peuvent être étudiées pour éviter l’impact financier de cette révision du barème :
- Opter pour des voitures de service
- Privilégier le versement d’indemnités kilométriques, en fonction des besoins réels des salariés et dirigeants.
- Vérifier que le calcul de l’avantage en nature selon la méthode des frais réels n’est pas plus avantageux que le barème forfaitaire.
- Allonger, lorsque cela est possible, la durée d’attribution des véhicules afin de continuer à bénéficier de l’ancien barème.
- Mettre en place des vélos de fonction, un avantage par tolérance non taxé qui, en plus de la démarche RSE impactante pour l’entreprise, constitue une alternative pertinente pour les salariés résidant à proximité de leur lieu de travail.
Les alternatives sont donc nombreuses. La hausse du coût de l’avantage en nature lié au véhicule de fonction doit être perçue comme une occasion pour les entreprises de repenser leur stratégie de mobilité, d’évoluer et de s’adapter.
CAPEOS CONSEILS, partenaire historique des dirigeants d’entreprise, est à vos côtés pour vous accompagner dans ces choix et optimiser la gestion de votre entreprise.
