Éviter les malentendus à l’écrit en télétravail

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L’épidémie mondiale du Covid-19 a frappé tous les secteurs d’activité et les entreprises ont dû trouver des solutions pour continuer à travailler dans la mesure du possible. Le télétravail a fait parti de ces moyens permettant de poursuivre l’activité pour faire tourner l’entreprise. Cependant, pour beaucoup de salariés et de managers, le télétravail est une nouvelle expérience, un nouveau mode de fonctionnement encore insolite et perturbant. Ne pas travailler sur son lieu de travail, ne pas échanger avec les collègues ou encore, ne pas faire de réunions, impactent fortement les salariés. Le télétravail oblige les collaborateurs à échanger majoritairement par écrit ce qui peut parfois générer des malentendus. CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous propose quelques astuces pour éviter les quiproquos à l’écrit avec vos collaborateurs.

L’ascension du télétravail vous oblige ou vous a obligé à communiquer davantage par écrit. Vos nombreux échanges par mail vous ont peut-être parfois laissé amère ou ont laissé place à quelques tensions. Des points d’exclamations en trop, une phrase donnant l’impression qu’il s’agit d’un ordre… Voici 5 conseils pour favoriser les interactions bienveillantes :

 

Être clair et précis dans chacun des échanges en télétravail

Pour faciliter la compréhension du message avec votre interlocuteur et par la même occasion éviter toute mauvaise interprétation, détaillez le sujet de votre mail/sms en introduisant un contexte. Si vous n’omettez aucun passage de votre interprétation, la confusion sera minimisée. Si par exemple vous demandez à un collègue de reprendre votre dossier, expliquez-lui que vous avez une urgence sur tel ou tel sujet et que vous êtes débordé. Évoquer le contexte lui permettra de comprendre que vous êtes dans une situation délicate et non pas que vous essayez d’évincer un dossier.

 

Alléger le message avec des emojis

En fonction de votre interlocuteur/interlocutrice, vous pouvez mettre quelques emojis pour détendre l’atmosphère. Le message parait plus doux et moins sec. Par exemple un « stp tu peux faire ça rapidement » passera probablement moins bien qu’un « stp tu peux faire ça rapidement 😊 ». Vous n’êtes peut-être pas adepte des émoticônes mais repensez au contexte de confinement, si un petit smiley permet d’alléger un mail, n’hésitez pas à les utiliser. Pour mieux comprendre votre interlocuteur ou interlocutrice, essayez de vous mettre à la place de la personne qui lit votre sms ou votre mail.

 

Passer d’un mail à un coup de téléphone pour éviter les incompréhensions

En cas de tensions, prenez le réflexe de passer à l’oral par le biais de la visioconférence via les outils indiqués dans une précédente actualité sur le thème « Comment motiver et manager ses équipes en télétravail ? » ou bien du téléphone. En télétravail nous ne pouvons pas échanger en face à face c’est pour ça qu’entendre le ton employé permet de comprendre que finalement, ce n’était pas un manque de respect mais qu’il s’agit peut-être simplement d’une incompréhension ou d’une mauvaise interprétation des propos utilisés.

 

Faire preuve d’empathie dans vos échanges

Au début ou en fin de mail, n’oubliez pas de prendre des nouvelles de votre interlocuteur. Un simple « j’espère que tu vas bien » permet d’accompagner le contenu de votre mail/sms par une preuve d’empathie. Dans ce contexte Covid-19 où les tensions, les incertitudes et les inquiétudes sont très présentes, la bienveillance envers vos équipes et vos collègues est toujours très appréciée et redonne un peu de sourire.

 

Vous voilà maintenant paré pour rédiger votre prochain mail avec empathie et bienveillance. N’oubliez pas d’adapter le contenu de vos échanges en fonction de votre interlocuteur ou de votre interlocutrice. Votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS reste à votre entière écoute concernant toutes vos questions juridiques, comptables, fiscales, RH, informatiques…

Ensemble pour entreprendre.

Télétravail durant le Covid-19 : attention aux cyberattaques

Face à l’épidémie de coronavirus et aux mesures gouvernementales qui en résultent, de nombreuses entreprises fonctionnent désormais en télétravail. Si votre entreprise est en mesure de mettre en place le travail à distance, CAPEOS CONSEILS vous rappelle qu’il est important de rester prudent quant à la sécurité de vos informations et des données que vous consultez. En effet, une hausse des cyberattaques a été observée ces dernières semaines et de multiples campagnes de spam circulent sur le thème du Covid-19.

Différents types de cyberattaques

Différents modes de piratage existent aujourd’hui, du plus bénin au plus néfaste. Le virus est une forme de piratage. Il peut donner lieu à des campagnes de SPAM intempestives, qui alimenteront votre boite mail (professionnelle ou personnelle) continuellement ; ou plus inquiétant, au cryptage de vos données personnelles et à des demandes de rançons. À titre d’exemple, de nombreux sites non officiels ont été développés avec l’arrivée du Coronavirus. En effet, profitant de la pénurie des masques de protection et plus généralement d’équipement médicale, certains y ont vu une aubaine de créer de faux sites de ventes en ligne de masques ou d’appel aux dons pour venir en aide au corps médical. Sachez qu’un virus informatique peut s’activer en cliquant sur son contenu : il est le plus souvent « caché » dans des pièces jointes ou dans des liens cliquables, sur une page web ou par mail. C’est la principale raison pour laquelle il est important de toujours vérifier la provenance d’un mail, d’un lien, d’une pièce jointe ou d’une application avant de cliquer dessus ou de la télécharger. Vérifiez également la fiabilité des sites web que vous consultez. Soyez vigilants car des sites non officiels proposant l’attestation de déplacement dérogatoire ont vu le jour afin de collecter vos coordonnées personnelles. Voici le lien officiel du site du gouvernement où vous trouverez tous les types d’attestations de déplacement et de voyage.

Cyberattaques : les adresses mails frauduleuses

Lorsque vous recevez un mail d’une entreprise apparemment connue, prenez le soin de vérifier l’intégralité de l’adresse mail expéditrice. Il est facile d’indiquer un nom générique de façade et d’usurper l’identité d’une entreprise ou d’un organisme officiel. Si l’adresse mail est composée d’une syntaxe étrange ou d’une suite de chiffre, il y a fort à parier que l’expéditeur ne soit pas l’entreprise indiquée à côté de l’objet. De manière générale, méfiez-vous de tous les mails sur le thème du Covid-19.

Notez que les campagnes de SPAM peuvent également se transmettre par SMS.

Télétravail : une vigilance constante

De même, assurez-vous que les sites où vous laissez vos coordonnées soient fiables. De nombreuses entités vous demandent vos coordonnées sur internet pour toutes sortes de motifs. Demandez-vous toujours si les renseignements demandés sont nécessaires.

Appliquez strictement les consignes de sécurité préconisées par votre employeur, et veillez toujours à séparer vos usages personnels de vos usages professionnels. Vérifiez que vos appareils disposent d’un anti-virus et sauvegardez vos données régulièrement pour vous prémunir en cas d’attaque. Enfin, soyez vigilants aux changements de RIB de vos fournisseurs et faites un contre-appel à un numéro déjà référencé en cas de doute.

Les modes de travail aménagés donnent lieu à un changement de nos habitudes et parfois à une baisse de notre vigilance. CAPEOS CONSEILS vous invite à consulter et appliquer les recommandations de sécurité informatique du gouvernement pour le télétravail en situation de crise, ainsi que cette liste des pièges à éviter à titre personnel et professionnel. Découvrez aussi les expertises de CAPEOS CONSEILS en matière de solutions informatique.