Covid 19 : perte d’engagement au travail ou source d’opportunités ?

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À l’heure du déconfinement, vos collaborateurs réinvestissent progressivement les locaux de l’entreprise après plusieurs semaines de télétravail, ou de chômage partiel pour certains. Mais se pourrait-il que le covid 19 soit source d’opportunités pour votre entreprise ?  Cette période a potentiellement généré un certain nombre de questions parmi vos salariés. Certains, consécutivement au temps « libre » généré par le chômage partiel, pourraient avoir repensé leur projet de vie professionnel. Si pour certaines personnes le télétravail fut synonyme de difficulté à s’auto-motiver, d’autres pourraient souhaiter une pérennisation de cette nouvelle façon de travailler ? En tant qu’entrepreneur, vous vous questionnez peut-être : « mes salariés se sentent-ils toujours aussi motivés et engagés ? ».

Et si vous profitiez des opportunités accompagnant cette période de covid pour fédérer encore plus vos équipes et porter plus loin et plus haut les projets d’entreprise ? CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable sur Rennes et sa région, vous partage ses réflexions sur le sujet.

 

Covid 19 : l’opportunité de féliciter les équipes

Certains de vos salariés ont télétravaillé. De nombreuses études / enquêtes créditent la thèse selon laquelle les salariés travailleraient plus lorsqu’ils sont en télétravail. Ne disposez-vous pas là d’une occasion pour féliciter vos équipes pour leur investissement durant cette période particulière ? La quête du bonheur au travail est un véritable objectif de vie pour chaque salarié. Pour y parvenir, la reconnaissance est l’une des clés majeures du management puisqu’elle favorise leur épanouissement professionnel et leur engagement. Pensez à féliciter publiquement vos équipes. En complimentant légitimement vos collaborateurs, ils se sentiront d’autant plus impliqués dans la réussite future du projet d’entreprise. Votre entreprise est suffisamment grande pour être composée managers ? Dans ce cas, n’hésitez pas à les briefer quant à l’importance de l’encouragement et des remerciements. Il existe de nombreux moyens pour féliciter régulièrement son équipe afin de conserver son intérêt et stimuler son engagement au cœur de l’entreprise. Par exemple, analyser les projets de chaque collaborateur permettra de mettre en place les actions recommandées en fonction des résultats obtenus : félicitations, encouragements, mise en place de formations et de challenges…

 

L’opportunité de repenser l’organisation du travail

Cette expérience de télétravail fût l’occasion de tester un nouveau rythme de travail. N’hésitez donc pas à faire un point avec vos équipes sur leur ressenti. Si le travail à la maison s’est bien passé, n’est-ce pas l’occasion de repenser le rythme de travail des équipes en proposant d’ajuster leurs horaires selon leurs souhaits, ou d’être plus souple quant à l’emploi du télétravail ? Le confinement fût une expérience éprouvante pour certains collaborateurs ou au contraire, novatrice et intéressante pour d’autres. Suite à celle-ci, certains pourraient effectivement souhaiter intégrer le rythme du télétravail dans leur quotidien professionnel. De nombreuses autres solutions non citées dans cet article sont à votre portée pour booster la motivation de vos salariés.

 

L’opportunité d’innover dans les modes de travail adoptés

L’un des enjeux dans ce retour au bureau va notamment être de dynamiser l’organisation et les projets afin de fédérer les équipes autour d’un ou de plusieurs sujets. Pourquoi ne pas lancer des projets collectifs, ou sonder les salariés sur les projets qui les motivent pour booster leur implication au travail ? À travers ces suggestions, les équipes vont probablement se soutenir et avancer ensemble plutôt que de rester seuls sur des projets qui ne les motivent pas ou plus.

La fin du télétravail ou du chômage partiel pourrait être l’occasion d’innover et d’apporter du changement dans son management. Pourquoi ne pas envisager de repenser votre communication interne ? Échanger davantage avec ses équipes, déléguer sur plus de sujets, communiquer de manière moins descendante et partager plus de projets : voici des pistes de réflexion pour animer vos échanges avec vos salariés. De nombreuses opportunités sont possibles en cette période inédite de covid 19 : saisissez-les !

Durant ces semaines de confinement, vos équipes se sont familiarisées avec des outils de communication à distance et de gestion de projets en ligne. Servez-vous de cette expérience pour faciliter vos réunions inter agences ou avec vos clients lointains. À présent, les solutions digitales sont probablement connues de tous. Une nouvelle façon d’aborder des sujets est à portée de main, n’hésitez pas à vous en servir !

« Chaque difficulté rencontrée doit être l’occasion d’un nouveau progrès » — Pierre de Coubertin

En d’autres termes, la période passée – et encore actuelle – a généré son lot de difficultés professionnelles. Toutefois, les changements liés au covid véhiculent aussi des opportunités potentielles. Gardons cela collectivement à l’esprit afin de se donner les moyens de saisir justement ces opportunités pour aboutir finalement à un engagement encore plus fort de toutes et tous dans le projet entrepreneurial que vous incarnez.

 

Les équipes de CAPEOS CONSEILS mettent à votre service leurs expériences et expertise technique pour répondre à vos besoins et être au plus près de vos attentes. Pour cela nous sommes présents dans le Grand Ouest (Rennes, Nantes) et Paris avec près de 190 collaborateurs. Réparti en 12 agences de proximité, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS vous accompagne sur différentes missions juridiques, comptables, fiscales, sociales, audit, stratégiques et informatiques. Contacter CAPEOS CONSEILS, c’est vous assurer fiabilité et accompagnement.

Comment motiver et manager ses équipes en télétravail pendant le confinement ?

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Vos collaborateurs ne travaillent plus au bureau et sont désormais en télétravail (quand cela est possible) depuis plusieurs semaines. En effet, le confinement imposé par le Gouvernement à cause de l’épidémie du Covid-19, oblige vos équipes à travailler de chez elles. Vous avez passé l’étape des éventuels problèmes techniques liés à ce nouveau mode de travail et vous êtes à l’aise avec les visioconférences et les partages de fichiers. Cependant, comment continuer votre travail de manager pendant le confinement ? Existe-t-il des astuces pour manager efficacement vos équipes à travers ses modes de communication ? Aujourd’hui, une équipe de CAPEOS CONSEILS s’interroge sur ce sujet complexe et décide de délivrer dans cette actualité dédiée quelques astuces et conseils pour booster la motivation et l’intérêt des collaborateurs.

 

Développer la proximité avec vos collaborateurs en confinement

Cette situation exceptionnelle et impromptue change vos projets et le quotidien de vos missions. Soyez rassuré, comme de nombreux professionnels, ce mode de travail imposé est encore nouveau et perturbant. Mais essayons de se servir de ce confinement pour améliorer chaque modèle managérial en commençant par la proximité. Effectivement, ce nouveau rythme est l’occasion de vous rapprocher de vos équipes, notamment à travers vos différents échanges. « Comment allez-vous aujourd’hui ? » – « Vos proches se portent bien ? » – « Arrivez-vous à vous occuper ? » – « Comment vivez-vous le télétravail ? », toutes ses questions sont l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs et de développer l’empathie et l’affect de votre relation. Encore plus que jamais, la bienveillance est de mise alors soyez plus à l’écoute en prenant individuellement des nouvelles de vos équipes. Ponctuez vos échanges en parlant de votre situation et de vos ressentis en tant que responsable mais également en tant que personne. Le confinement peut être anxiogène pour certaine personne alors n’hésitez pas à rassurer en optant pour un comportement humain et donc, favoriser la solidarité interne.

 

L’échange et l’organisation sont les clés d’un télétravail optimisé

Mettez un point d’honneur sur l’organisation pendant cette période de télétravail généralisée. Encore plus qu’avant, la rigueur et la structuration du travail d’équipe doivent être claires et bien interceptées par tout le monde. Qui est en charge du projet ? quelles sont les échéances ? quelles tâches sont à prioriser ?… Partagez régulièrement vos documents et demandez à vos collaborateurs de faire des points sur l’avancement de leurs missions.

Gardez en tête que certain de vos collaborateurs ont peut-être des enfants à gérer ou des proches en situation délicate, il est donc primordial de prendre en compte ces aléas avec équité et respect. Répartir les tâches et partager les avancées de chacun est donc indispensable pour continuer le télétravail dans les meilleures conditions.

 

Quelques astuces pour animer vos visioconférences

À travers ce management à distance, n’oubliez pas de féliciter les efforts dont font preuve vos équipes. Ce n’est pas évident d’animer une visioconférence ou bien de gérer les relations clients, encore moins dans ce contexte de pandémie mondiale. Alors n’hésitez pas à débuter vos réunions par des remerciements et des félicitations. Les collaborateurs concernés se sentiront soutenus et la réunion sera plus détendue.

Lorsqu’une réunion à distance à lieu, tous (ou presque) les participants coupent leur micro pour éviter les bruits anxiogènes (bruits de fonds, tapements sur le clavier etc.). La visioconférence peut donc s’avérer monotone. Pour la rendre davantage interactive, n’hésitez pas à proposer quelques « animations » tel qu’un tour de table ou chacun prend la parole ou bien un quizz en ligne lorsque les sujets évoqués s’y prêtent. Pour ce faire, des solutions tels que kahoot ou klaxoon par exemple permettent de faciliter les interactions et la participation de tous. L’enjeu est d’inciter les collaborateurs à prendre la parole ou interagir lors de la réunion.

 

Des outils web et collaboratifs

Pour susciter l’intérêt des collaborateurs et favoriser leur autonomie, il peut être pertinent de mettre en place des outils web et collaboratifs tels que :

  • Un forum de discussions instantanés tels que WhatsApp ou Slack pour favoriser l’entraide entre salariés ;
  • Une plateforme commune pour répartir les tâches, projets, deadline ainsi que la personne affiliée à la tâche, l’application Trello ;
  • Pour favoriser les échanges de documents il existe WeTransfer. La version gratuite permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2Go ;

Il s’agit là, d’exemples non exhaustifs. De nombreuses plateformes ont vu le jour pour faciliter les échanges à

distance et les transmissions de données de façon sécurisée. Attention, toutefois aux cyberattaques frauduleuses qui se développent sur le thème du coronavirus.

Manager à distance n’est pas évident lorsque l’on ne peut pas discuter spontanément avec ses collaborateurs. À travers le télétravail, il s’agit uniquement de points prévus dans le calendrier et donc, des prises de contact plus formel. Donc n’hésitez pas à redoubler d’effort pour vous montrer ultra disponible et réactif. Par exemple, chez CAPEOS CONSEILS l’équipe en charge de la newsletter interne informe les collaborateurs pour limiter la profusion de mails sur divers sujets. En effet, en confinement, l’envoi des mails s’accroit. Il est donc primordial d’informer les équipes sur l’organisation en interne de l’entreprise.

 

Les équipes de votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS se mobilisent chaque jour pour épauler les entrepreneurs dans cette situation inédite. Pour les chefs d’entreprise qui rencontrent des difficultés financières, CAPEOS CONSEILS a mis en place un formulaire de contact via son site web afin d’identifier rapidement les besoins spécifiques et de pouvoir proposer un accompagnement personnalisé. Prenez soin de vous et de vos proches.

Les Hard Skills et Soft Skills

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À l’ère du digitale ou toutes les connaissances techniques sont à portées de main, les compétences dites « douces » prennent petit à petit le pas sur les compétences techniques. Dans le milieu professionnel nous entendons fréquemment parler des « Hard Skills » et des « Soft Skills ». Cependant, savez-vous à quoi correspondent-elles et comment les évaluer ? Aujourd’hui, CAPEOS CONSEILS définit pour vous ces deux types de compétences bien distinctes.

 

Les compétences Hard Skills

Les compétences appelées « Hard Skills » se définissent comme les compétences et connaissances techniques que l’on peut acquérir durant son parcours scolaire et/ou professionnel. Ces compétences se démontrent et se prouvent par le biais de diplômes, certificats, titres etc. Importantes et valorisantes sur un CV, ces Hard Skills montrent l’aptitude d’une personne à réussir des missions et à atteindre des objectifs. Elles sont essentielles pour rassurer un recruteur sur diverses capacités (maîtrise de langues étrangères, maîtrise de logiciels, procédures…).

 

Les compétences Soft Skills

À l’inverse des Hard Skills, les Soft Skills sont liées aux qualités humaines. Elles représentent la personnalité d’une personne : bonnes manières, empathie, savoir-être, persuasion, capacité d’adaptation, patience… 07Autrement dit, c’est une intelligence comportementale ou émotionnelle qui caractérise la manière dont une personne interagit avec les autres et dans son travail. Fondamentales, les Soft Skills sont impératives pour assurer une bonne attitude salariale.

 

Les entreprises s’intéressent davantage à la personnalité et à l’intelligence émotionnelle

De nos jours, l’information et les compétences techniques sont facilement accessibles par le biais de tutos et de documentations, les Hard Skills sont moins prisées qu’auparavant. En effet, les recruteurs vont davantage se rappeler d’une personnalité positive et persuasive qu’un bref savoir-faire. Pour une entreprise, un collaborateur ayant des Soft Skills sera davantage apte à faire face aux difficultés ou aux imprévus qu’il rencontrera. Mais attention, il ne faut pas délaisser les Hard Skills qui sont indispensables. En effet, avant de passer un entretien, le seul élément qu’un recruteur possède, c’est votre CV. Il se focalise dessus pour établir une première image de votre profil. Ensuite place à l’entretien pour les compétences dîtes douces. Bien entendu, tout dépend du domaine d’expertise dans lequel travail et évolue le collaborateur. Il est effectivement difficile pour un médecin d’épargner les Hard Skills dans sa profession.

De manière générale, les Soft Skills les plus pertinentes et utiles sont celles qui vont favoriser le travail en équipe, la communication et l’organisation. Selon une étude menée dans 15 pays et publié par Randstad, voici 10 compétences douces essentielles à posséder pour 2020.

 

Comment évaluer ces Soft Skills ?

Il est conseillé, pour un recruteur de ne pas uniquement axer le recrutement sur les diplômes et le parcours du futur collaborateur. Il doit tester le candidat pour voir sa réaction dans des cas concrets. Par exemple, il est possible de lui demander comment il réagirait et qu’est-ce qu’il mettrait en place si telles ou telles situations venaient à se produire. L’objectif va être de le surprendre et de voir sa réaction sur l’instant, mais également de saisir des éléments de sa personnalité qui définiront s’il est en mesure de collaborer avec l’entreprise.

Certaines entreprises corrèlent le recrutement avec des techniques de mises en situation, notamment à travers des séances d’escape games. L’enjeu est de challenger le candidat et d’analyser ses compétences (Soft Skills). Certains vont se démarquer en prenant des positions de leader, d’autres vont être stratégiques… Cette technique de recrutement est de plus en plus utilisée car en sortant du contexte entretien, les candidats révèlent davantage leur personnalité.

 

Mettre ses Soft Skills en avant lors d’un entretien d’embauche

Le candidat se doit également de mettre en avant ses Softs Skills en les listant à l’entretien. Pour que ce soit concret, il ne faut pas hésiter à utiliser des exemples de mises en situation tirées d’expériences. Cela permet au candidat d’être plus crédible devant son interlocuteur mais également de le rassurer sur ses Soft Skills. Par exemple : « je suis capable de gérer et coordonner des équipes car dans mes précédentes missions j’étais responsable d’un groupe de 50 personnes » ou bien « j’étais assistant(e) téléphonique pendant 3 ans. J’ai développé mon empathie et mon écoute envers les autres ».

 

D’après les données de l’APEC, en 2018, la durée de vie d’une compétence était estimée à 2,5 ans. D’ici 2025, elle sera réduite à 1 an. Il y a donc ici un réel enjeu pour les entreprises de miser sur les Soft Skills qui permettent aux salariés de s’adapter et d’évoluer à leur emploi. Maintenant que vous discernez bien les nuances entre les Hard Skills et les Soft Skills, vous comprenez l’intérêt de sélectionner un candidat compétent dans les deux domaines. Allier le profil technique doublé de compétences humaines apporte une réelle plus-value à l’entreprise et/ou au service concerné.

Comprendre les congés

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C’est bientôt l’été et il est temps de faire le point sur vos congés ! CAPEOS CONSEILS reprend dans cette actualité quelques éléments essentiels à connaître sur le sujet. Le droit aux congés payés est une disposition d’ordre public, ouvert à tout salarié quel que soit son emploi, sa catégorie professionnelle ou encore sa qualification. Notre cabinet vous propose une actualité pour comprendre les congés.

 

Quel est le mode de calcul des congés ?

Il existe deux façons pour calculer les congés payés. Généralement, les entreprises font le choix de les décompter en jours ouvrables, c’est-à-dire tous les jours de la semaine, du lundi au samedi hors jour de repos hebdomadaire (le dimanche généralement). Le salarié va ainsi cumuler 2,5 jours de congés par mois de travail, soit 30 jours ouvrables par an pour une année complète de travail.
L’entreprise peut aussi fixer un autre mode de calcul en jours ouvrés, c’est-à-dire du lundi au vendredi (jours d’ouverture de l’entreprise). Dans ce cas, le salarié va cumuler 2,08 jours de congés payés par mois soit 25 par an.
Que le mode de calcul soit en jours ouvrables ou en jours ouvrés, cela revient au même, les jours décomptés correspondent à 5 semaines.

 

Quelle est la période de référence ?

La période de référence correspond à la période pendant laquelle le salarié acquiert ses congés payés. Cette période commence le 1er juin de l’année précédente (N-1) au 31 mai de l’année en cours (N). Les congés acquis durant cette période pourront être pris du 1er juin de l’année en cours jusqu’au 31 mai de l’année suivante.
Attention, cette période de référence peut être modifiée par un accord d’entreprise, d’établissement ou de branche.

 

L’ouverture des droits au salarié et la période ordinaire de prise des congés

L’ouverture des droits au salarié

Le principe est que les congés peuvent être pris dès l’embauche sous réserve d’acceptation par l’employeur. Toutefois, pour poser ses congés, le salarié doit avoir au moins cumulé 2,5 de congés soit un mois de travail.

La période ordinaire de prise des congés

La durée des congés pouvant être prise en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables sauf dérogation pour contrainte géographique. Les salariés ayant dans leur foyer un enfant ou un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie peuvent obtenir un congé plus long et l’employeur est dans l’obligation de l’accepter.
Le salarié doit prendre son congé principal d’au moins 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.
Le salarié peut avoir droit à des jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

Pour en savoir plus, notre service social est à votre disposition pour répondre à vos questions.

 

Qu’est-ce que le report des congés ?

Normalement, le salarié doit avoir soldé ses congés de l’année précédente au 31 mai. Toutefois, le report des congés non utilisés est possible s’il y a un accord ou usage entre l’employeur et le salarié (ou convention, accord d’entreprise ou d’établissement…) sinon ils sont perdus.
Attention, le salarié qui revient d’un congé de maternité/d’adoption, ou d’un arrêt maladie, à la possibilité de faire reporter ses congés payés non utilisés (article L. 3141-2 du Code du Travail).

 

CET, RTT et congé sans solde

Le compte épargne temps appelé communément CET permet également un report de la 5ème semaine de congés payés pour les salariés pouvant en bénéficier. Il est aussi possible pour le salarié de déposer des jours RTT restants.
Le Code du Travail prévoit dans l’article L. 3141-2 que le salarié bénéficie d’un report de ses congés après une période de congé maternité/paternité et adoption.
Les jours de RTT
Les RTT sont des « Récupérations du Temps de Travail ». Ils sont acquis par le salarié et constituent des heures à récupérer lorsque ce dernier dispose d’un temps de travail supérieur à 35 h hebdomadaire. Ces jours RTT sont acquis et prit durant l’année civile, c’est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre.
Le congé sans solde
Il est possible que l’employeur accorde au salarié une absence en dehors des congés payés ou des jours de repos complémentaires (par exemple pour des raisons familiales ou pour un congé sabbatique). Le salarié doit obtenir l’accord de l’employeur.

Vous souhaitez en savoir plus, formulez votre demande auprès de notre service social. Nos équipes du service Social sont à votre écoute pour vous conseiller sur vos problématiques de congés, de gestion de paie et plus généralement en matière de Ressources Humaines. Si vous souhaitez en savoir plus et comprendre davantage les congés, n’hésitez pas à nous contacter.

Entretien, sélection et intégration d’un candidat

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Après les premières étapes du processus de recrutement (voir l’article suivant « Quelles sont les étapes avant le recrutement d’un candidat ? »), le manager ou le responsable des Ressources Humaines procèdent aux entretiens de recrutement, à la sélection du candidat et à l’intégration de ce dernier au sein de l’entreprise. Pour vous épauler dans ces différentes étapes du processus de recrutement, CAPEOS CONSEILS vous propose à travers cet article, une description des différentes formes d’entretiens, les grands principes de la sélection du candidat et un process d’intégration. De l’entretien, à la sélection et l’intégration d’un candidat, notre cabinet vous détails des éléments pour optimiser le recrutement.

 

1. Entretien de recrutement

L’entretien de recrutement est un moment crucial pour l’entreprise et le candidat. En effet, il permet d’approfondir le profil, de répondre aux questions que l’entreprise se posent sur le candidat, d’identifier les compétences, les savoir-faire et d’appréhender le comportement du candidat en situation professionnelle (adéquation aux valeurs et à la culture de l’entreprise…). Il existe différents types d’entretiens :

  • L’entretien de groupe : entretien collectif débute par la présentation de l’entreprise et du/des postes à pourvoir, suivi d’un tour de table au cours duquel chaque candidat se présente en indiquant ses compétences et ses motivations pour le poste.
  • L’entretien individuel : entretien le plus souvent utilisé, durant lequel le candidat rencontre le recruteur en face à face.
  • L’assessment center : processus d’évaluation ayant recours à divers exercices (jeux de rôle, mise en situation…) mettant ainsi le candidat en situation professionnelle afin d’observer son comportement.
  • Les entretiens « successifs » : durant 1 journée (ou ½ journée), le candidat pourra rencontrer alternativement un certain nombre d’interlocuteurs : DRH, responsable hiérarchique, futurs collègues…

De plus, il existe également des tests de sélection, qui servent à évaluer différents points :

  • Le test de personnalité : permet d’identifier les principaux traits de personnalité des candidats. Cela indique également la capacité des candidats à intégrer l’entreprise, et une équipe de travail.
  • Le test projectif : permet d’analyser la faculté des candidats à s’adapter et à réagir face à des situations inattendues à partir de sa propre vision des choses.
  • Le test d’aptitude – mise en situation : permet de valider l’acquisition des compétences essentielles pour accéder au poste à pourvoir, ainsi que la maîtrise des savoir-faire.
  • Le test d’intelligence : a pour but d’évaluer la capacité des candidats à intégrer rapidement les explications, analyser une situation et prendre les bonnes décisions.

 

2. Sélection des candidats

Pour comparer les candidats entre eux, il est important de reprendre l’ensemble des notes et éléments recueillis au cours du processus de recrutement afin d’avoir une vision objective de chaque candidat et de pouvoir mesurer leur adéquation au poste sur chaque critère.
Attention, il faut veiller à ne pas faire retarder le recrutement car les bons candidats sont rapidement embauchés.

 

3. L’accueil et l’intégration du nouvel embauché

Dès l’arrivée du nouveau collaborateur, il est intéressant de l’observer en situation afin de valider son recrutement par un suivi régulier de son activité pendant la période d’essai. Pour une intégration réussie et pour lui offrir toutes les chances de réussite, il conviendra de réaliser certaines actions préalables à l’arrivée du nouveau collaborateur :

  • La préparation de l’arrivée du collaborateur : préparer l’espace de travail, régler les détails administratifs, désigner un tuteur pour guider le nouveau collaborateur durant son intégration.
  • Le jour de l’arrivée du collaborateur : découvrir l’environnement de travail, présenter l’ensemble des collaborateurs, communiquer les documents d’accueil et faire le point sur les informations utiles à savoir sur la société. Proposer un point en fin de journée, avec le nouveau collaborateur sur sa première journée au sein de l’entreprise est essentiel pour savoir ce qui a été perçu, ce qui a été compris et répondre à toutes les questions.
  • Le suivi de l’intégration : une fois que le nouveau salarié a pris connaissance de son environnement de travail, il a désormais besoin de prendre la mesure de son poste. Durant toute la phase d’intégration, il est nécessaire d’organiser divers entretiens réguliers afin de faire le point sur l’intégration et sur l’évolution du collaborateur au sein de l’entreprise. Il faut que celui-ci se sente accompagné tout au long de cette période afin de renforcer son épanouissement au sein de l’entreprise.

 

Grâce à ces quelques conseils et astuces, vous pouvez dès à présent entamer votre processus de recrutement, de l’entretien, à la sélection et l’intégration d’un candidat pour sélectionner le profil répondant à vos attentes.

Vous souhaitez de l’aide pour vos missions en Ressources Humaines (RH) ? Confiez les à nos experts en social et gagnez du temps pour vous consacrer pleinement à votre activé. Déléguez vos prestations liées à la gestion de paie, à la déclaration des charges sociales et le suivi personnel…

Quelles sont les étapes avant le recrutement d’un candidat ?

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Le processus de recrutement est incontournable dans la vie de l’entreprise, c’est une des missions essentielles des managers et de la fonction RH. En effet, le recrutement correspond à plusieurs étapes misent en œuvre afin de trouver une personne correspondant aux exigences de compétences (savoir, savoir-faire et savoir-être) et de qualifications (diplômes…) requises pour un poste à pourvoir au sein d’une entreprise. Quelles sont les étapes avant le recrutement d’un candidat ? Les étapes pour faciliter la recherche de candidat ? Par quoi commencer et par quels moyens ? Aujourd’hui, CAPEOS CONSEILS vous indique comment faire une recherche de candidat et comment sélectionner les profils intéressants.

 

1. L’étape préalable au recrutement : l’identification des besoins

Cette étape est primordiale dans le processus de recrutement. En effet, un recrutement peut durer entre 2 à 6 mois en fonction du profil recherché, c’est un processus long qui doit s’appuyer sur une réflexion en amont. Il est important de ne pas se focaliser que sur les besoins actuels, mais d’anticiper sur les besoins à venir.
De ce fait, l’entreprise va identifier un besoin en recrutement, dû à un accroissement de l’activité, un développement, un remplacement ou un départ.
Une fois le besoin en recrutement définit, il s’agira de rédiger une fiche de poste, répertoriant les missions et les compétences attendues pour le poste au sein de l’entreprise.
Deux types de recrutement existent :

  • Le recrutement interne : qui consiste à analyser si des ressources internes sont disponibles. Si c’est le cas, proposer le poste à pourvoir aux salariés déjà présents dans l’entreprise via une promotion/mobilité interne, une mutation, ce qui permet de motiver le salarié, de le valoriser du fait qu’on lui propose une évolution de poste et donc cela permet ainsi de le fidéliser.
  • Le recrutement externe : si les compétences ne sont pas disponibles en interne, le recrutement externe est alors envisagé.

 

2. La mise en place de l’annonce

Cette étape vise à rechercher des personnes compétentes pour le poste et à les inciter à envoyer leur candidature. Pour cela, il est nécessaire de rédiger une annonce d’emploi. Le contenu des annonces est réglementé par le Code du Travail. En effet, une annonce d’emploi doit contenir certains libellés tels que :

  • l’intitulé du poste,
  • la présentation brève de l’entreprise,
  • la mission proposée et son rattachement hiérarchique,
  • le profil recherché,
  • le lieu de travail,
  • la nature du contrat,
  • le type d’emploi (temps partiel ou temps plein),
  • le positionnement et le salaire du candidat,
  • les modalités pour déposer sa candidature.

Attention ! Il est interdit d’indiquer des mentions discriminatoires (origine, sexe, âge …).

Une fois l’annonce rédigée, il suffit de la publier sur différents supports, diversifiant ainsi les moyens de communication afin que l’annonce d’emploi soit vue par de nombreux candidats. Voici quelques exemples de canaux de recrutement : site internet de l’entreprise, réseaux professionnels/institutionnels (Pôle emploi, APEC, Écoles…), journaux, réseaux sociaux professionnels (LINKEDIN), sites internet dédiés au recrutement ou Jobboards (Monster, Indeed…)

 

3. Le sourcing

Le Sourcing est un processus de recherche pour le recrutement. Cette méthode a pour but de rechercher des candidats potentiels répondant aux critères d’un poste à pourvoir au sein d’une entreprise, et cela dans un délai minimum.
Pour plus d’information, rendez-vous sur notre article : « Le Sourcing pour un recrutement efficace »

 

4. La sélection des candidatures

Le tri des CV

Afin de retenir les candidats les plus proches du profil recherché, il faut reprendre les critères de sélection définis précédemment et distinguer le niveau d’exigence souhaité pour chaque critère (éléments plus ou moins importants pour remplir les missions du poste). Ensuite, il suffit d’évaluer chaque candidature en s’appuyant sur des indicateurs objectifs (durée de l’expérience en lien avec le profil souhaité, compétences maîtrisées, certificats et diplômes).

Classez les candidatures en 3 catégories :

  • Les candidatures conservées en vue d’entretiens : 3 à 5 candidatures ; candidatures pour lesquelles les critères prioritaires et les objectifs sont très satisfaisants,
  • Les candidatures proches du profil, à conserver si les premières ne donnent pas satisfaction ; candidatures pour lesquelles les critères prioritaires et objectifs sont satisfaisants,
  • Les candidatures non retenues ; candidatures pour lesquelles les critères prioritaires sont majoritairement non satisfaisants.

La pré-sélection téléphonique

L’entretien téléphonique permet de valider certains points avec le candidat afin de se décider sur la réponse vis-à-vis de sa candidature.

  • Si le profil du candidat correspond aux critères recherchés, il conviendra de le convoquer à un entretien
  • Si le profil du candidat nécessite une analyse plus approfondie et une comparaison avec d’autres candidats, mieux vaut différer la réponse ;
  • Si le profil ne correspond pas, il est préférable d’annoncer tout de suite au candidat le refus de sa candidature.

 

Pour les candidats retenus, une demande de rendez-vous pour un entretien leur sera proposé.
Ces premières étapes sont essentielles car elles permettent de déterminer exactement le profil recherché pour le poste en question. Identifier au préalable les besoins pour l’entreprise, permet de choisir un candidat avec les qualifications nécessaires pour le poste. Maintenant, à vous de jouer !

Une fois la problématique « quelles sont les étapes avant le recrutement d’un candidat ? » clarifiée, vous pouvez désormais en savoir plus sur la suite du processus de recrutement. Pour cela, n’hésitez pas à lire notre actualité suivante sur l’entretien, la sélection et l’intégration d’un candidat.

Le sourcing pour un recrutement efficace

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Dans ce contexte de pénurie de candidats, déposer des offres d’emplois sur les jobboards ne suffit plus. La mise en place d’une méthode de recherche de candidats en amont du besoin identifié permet de créer un vivier potentiel de candidats et de pourvoir les postes plus rapidement. CAPEOS CONSEILS vous éclaire sur les méthodes et les avantages du sourcing pour un recrutement efficace.

 

Qu’est-ce que le sourcing ?

Le sourcing est un processus de recherche pour le recrutement. Cette méthode a pour but de rechercher des profils pour des postes bien déterminés, grâce à une fiche et un profil de poste déterminés au préalable, et cela dans un délai minimum.

Quels sont les avantages du sourcing ?

Le sourcing permet au recruteur de ne plus passer à côté des bons profils mais cette méthode de recrutement possède également d’autres avantages. En effet, cela permet de :

  • Réduire le coût du recrutement : recourir à cette stratégie permet de réduire les coûts grâce à l’utilisation d’outils de sourcing adéquats (pas forcément payant).
  • Cibler les meilleurs candidats : le sourcing en recrutement est une démarche particulièrement ciblée permettant à l’entreprise de trouver des profils qui correspondent le plus à ses attentes et aux besoins de chaque poste à pourvoir. De plus, cela permet d’identifier les candidats passifs c’est-à-dire les candidats intéressants qui sont déjà en poste mais qui n’envoient pas de candidature alors qu’ils peuvent être intéressés par une offre.
  • Gagner du temps : le sourcing permet de trouver les candidats les plus qualifiés en un minimum de temps.
  • Construire et développer un pipeline de candidats : c’est-à-dire développer et diversifier la base de données de l’entreprise qui contient les profils des candidats intéressants. En effet, si une candidature ne peut pas être retenue pour un poste à pourvoir sur le moment, celle-ci peut être conservée dans la base de données de l’entreprise et ainsi être mise à profit pour un éventuel autre poste à pourvoir.

 

Des outils modernes et efficaces

Pour rechercher des candidats, différents canaux peuvent être utilisés.

  • Les réseaux professionnels et/ou institutionnels : pôle emploi, APEC, associations, écoles, organismes de formation…
  • Les jobboards : permettent la diffusion d’offres d’emploi et également de rechercher des candidats sur les CVthèques ou base de données de CV. Voici quelques exemples : Monster, Indeed, Keljob, Régionsjob, APEC, Cadremploi…
  • Les réseaux sociaux professionnels : LinkedIn, Viadeo. Ces réseaux sont de plus en plus utilisés pour le sourcing des candidats.
  • Les réseaux sociaux non professionnels : Facebook, Twitter. Ces réseaux sont utilisés par les entreprises pour diffuser des annonces et promouvoir leur image de marque.

L’étape suivante consiste à trouver les coordonnées des candidats. Pour cela, il existe des outils tels que Hunter, Snovio ou encore Skrapp (une extension de Google Chrome) permettant d’identifier les mails.

 

La recherche optimisée

Pour maximiser les chances de trouver des profils qui correspondent aux attentes, l’utilisation des opérateurs booléens et des filtres sont deux points essentiels. En effet, ces méthodes vont permettre de booster les recherches de candidats potentiels tous en gagnant du temps. Cette technique fait partie des techniques de sourcing pour un recrutement efficace.

La recherche booléenne en quelques mots

Tous d’abord, les recherches booléennes doivent être rédigés en majuscule, en français (ET, OU, SAUF) ou en anglais (AND, OR, NOT).
« »
Recherche exclusivement les termes ensemble, c’est à dire les expressions de mots exacts. Cette méthode va rechercher les mots dans l’ordre dans lequel ils sont écrits entre les guillemets.
Par exemple : « secrétaire comptable », « collaborateur comptable », « ressources humaines »
ET
Recherche les documents qui contiennent les mots inscrits avant et après le « ET ».
Par exemple « secrétaire ET réceptionniste »
OU
Recherche les documents qui contiennent : soit le mot avant, soit le mot après le « OU ».
Il s’utilise pour joindre des termes différents qui veulent dire la même chose.
SAUF
S’utilise pour exclure un terme.
Par exemple : « collaborateur comptable » NOT « expert-comptable »
()
Les parenthèses peuvent être utilisées pour grouper des expressions booléennes et pour réaliser des recherches plus complexes.
Par exemple : (chargé* OU consultant*).
*
Recherche des mots appartenant à la même racine.
Par exemple : Client* = client, clients, clientèle…

 

La recherche par filtres

site : recherche uniquement les pages d’un site en particulier. Par exemple : site : capeos.fr comptable, cette recherche est utilisée pour obtenir tous les résultats sur le site de Capeos avec le mot clé « comptable ».
inurl : recherche dans les adresses url d’une page web. Par exemple : inurl : CV, cette recherche permet de retrouver tous les résultats qui contiennent le mot CV dans l’URL de ma page web.
intitle : recherche dans les titres de pages.

 

Nous espérons que cet article vous a donné quelques pistes pour faciliter vos recrutements de candidats aux profils intéressants. Lors de vos prochaines cessions de recrutement, pensez au sourcing pour un recrutement efficace.

CAPEOS CONSEILS recherche en permanence de nouveaux talents, si vous souhaitez rejoindre l’équipe, postulez !

L’entretien professionnel : un outil pour la gestion des ressources humaines de l’entreprise

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L’entretien professionnel : un outil pour la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Mais qu’est-ce qu’un entretien professionnel ? Quelle est la finalité d’un entretien professionnel ? Quelles sont les exigences légales ? Comment le mettre en place concrètement dans l’entreprise ? Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect ? Le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS vous informe sur le cadre légal et le dispositif de mise en place de l’entretien professionnel.

 

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel permet de mettre en place un échange entre l’entreprise et les salariés afin de connaître leurs ambitions professionnelles, de définir d’éventuelles perspectives d’évolution (qualification, changement de poste, promotion…) et enfin de planifier les formations nécessaires pour acquérir les nouvelles compétences requises. Le but est d’évaluer l’employabilité du salarié et de réfléchir ensemble sur son avenir professionnel. Il est à différencier de l’entretien d’évaluation individuel car il ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié (on ne parle pas d’objectifs à atteindre, des résultats).

 

Le cadre légal de l’entretien professionnel

L’employeur a l’obligation légale d’assurer l’adaptation du salarié à son poste de travail, il doit former ses collaborateurs afin de maintenir leur capacité à occuper un emploi (article L6321-1 du Code du Travail).
La loi du 5 mars 2014 (Loi N°2014-288, du Code du travail – article L.6315-1) portant sur la réforme de la formation professionnelle a défini et rendu ensuite l’entretien professionnel obligatoire. En effet, celui-ci doit être organisé tous les 2 ans et être formalisé par écrit.

Ce dispositif concerne tous les salariés :

  • En CDI, CDD, Contrat de travail temporaire, Contrat aidé
  • Travaillant à temps partiel ou à temps complet
  • Dans toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité

A partir du 1er janvier 2019, cet entretien peut avoir lieu à l’initiative du salarié à une date antérieur à la reprise de poste (cette possibilité n’était auparavant possible qu’avant la fin d’un congé parental d’éducation).
L’entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tous salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à : un congé maternité, parental, d’adoption, sabbatique, un congé de proche aidant, une période de mobilité volontaire sécurisée ou un arrêt maladie de plus de 6 mois.

De plus, tous les 6 ans, l’employeur doit dresser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié afin de vérifier que celui-ci a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années. Il permet également de s’assurer que le salarié a bien réalisé, sur cette période, deux des trois mesures suivantes :

  • Suivi d’au moins une action de formation,
  • Acquis un des éléments de certification professionnel (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une Validation des Acquis de l’Expérience (VAE),
  • Et/ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Lors de l’embauche d’un collaborateur, le salarié doit être informé du fait qu’il bénéficiera d’un entretien consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle tous les deux ans.

 

Comment mener un entretien professionnel ?

Avant l’entretien professionnel

1.Déterminer qui va mener l’entretien professionnel

Dans les entreprises de petite taille ou de taille moyenne, le chef d’entreprise est souvent en charge de mener l’entretien professionnel. En revanche, dans les entreprises de taille plus importante, le responsable hiérarchique du salarié mène souvent l’entretien (en lien avec le responsable des ressources humaines).

2. Rassembler des informations sur le salarié

L’entretien professionnel permet de suivre le parcours professionnel des collaborateurs. Pour que son efficacité soit optimale, il est essentiel de récapituler toutes les informations nécessaires sur le salarié avant le rendez-vous :

  • La photographie de la situation du salarié : sa date d’entrée en fonction, son poste et ses missions principales
  • Les postes occupés précédemment dans l’entreprise
  • Les actions de formations suivies
  • Les certifications obtenues

S’il ne s’agit pas d’un premier entretien, des informations sur les évolutions depuis le dernier entretien peuvent être recueillies.

3. Demander au salarié de préparer son entretien

Après avoir envoyé une invitation au salarié, il est important de lui préciser de préparer son rendez-vous quelques jours avant le jour J. Une trame papier ou électronique peut être mise à disposition du collaborateur.

4. Réunir les conditions idéales pour le bon déroulement de l’entretien

Le lieu de l’entretien a son importance. En effet, celui-ci doit avoir lieu dans un endroit calme et pas trop « formel », cette rencontre doit être la plus conviviale possible. De plus, l’entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail du salarié.
Il est important de prévoir un temps suffisamment long pour chaque entretien afin de ne pas écourter le rendez-vous et d’être dans des conditions d’écoute optimales. Il semble aussi important pour le manager d’éteindre son téléphone afin d’être complètement disponible.
Durant l’entretien, certains points doivent être absolument abordés :

  • L’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi
  • Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié
  • L’évaluation de son employabilité
  • La réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel

Pendant l’entretien professionnel

Durant l’entretien, il faut veiller à établir un climat favorable au dialogue et à l’échange. Le salarié doit se sentir à l’aise, et non en position d’infériorité. Il s’agit de rappeler le déroulement et l’objectif de la rencontre, et éventuellement le retour sur les conclusions de la précédente entrevue.
Il est important d’être à l’écoute du salarié, de le laisser s’exprimer et de lui poser des questions. Le salarié doit être la personne qui parle le plus durant l’entretien.
Enfin, il est important de reformuler les points clés de l’entretien et de laisser le salarié exprimer ses remarques.

Après l’entretien professionnel

Un compte rendu d’entretien attestant la réalisation de l’entretien professionnel doit être rédigé et signé par les deux parties et un exemplaire doit être transmis au salarié. Il permet de garder une trace écrite pour les entretiens futurs.
De plus, les conclusions de l’entretien doivent être transmises aux autres acteurs concernés tels que l’employeur, le chargé des ressources humaines et le responsable hiérarchique, en fonction de la personne qui a conduit l’entretien professionnel.
Pour terminer, les résultats de l’entretien doivent être traités. Les réponses du salarié, les souhaits et demandes exprimés doivent être étudiés. Un plan d’actions de formation peut donc être défini ainsi qu’un planning pour les réaliser.
Enfin, il s’agit d’informer le salarié de toute décision prise à la suite de son entretien professionnel et des possibilités de formation.

 

Quelles sont les sanctions encourues ?

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, si le salarié n’a pas bénéficié, au terme des 6 dernières années, d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’au moins deux des trois actions suivantes :

  • Une formation
  • Des éléments de certification par formation ou par VAE
  • Une progression salariale ou professionnelle

L’employeur devra abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié. Son CPF sera alors crédité d’un montant de 3 000€.

Pour aller plus loin, les entreprises peuvent demander conseil à leur OPCO (opérateur de compétences).
Textes de références :
Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale
Article L6315-1 du code du Travail
Décret N°2018-1171 du 18 décembre 2018 relatif aux modalités d’abondement du compte personnel de formation

 

CAPEOS CONSEILS espère vous avoir été utile dans son actualité et convaincu que l’entretien professionnel est un outil pour la gestion des ressources humaines de l’entreprise.

Comment organiser son temps au travail ?

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Le manque de temps au travail peut être un grand facteur de stress. Sachez qu’il existe quelques techniques simples pour gagner en efficacité et optimiser son temps. Comment organiser son temps au travail ? Comment être plus efficace ? CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous livre quelques conseils pour une meilleure gestion de son temps de travail.

 

Organisation de l’espace de travail et outils pratiques

Organiser son espace de travail

Les dossiers en cours s’empilent sur votre bureau ? Vous perdez du temps chaque jour à retrouver un dossier caché sous une pile ? Pour travailler efficacement, il est primordial d’organiser son espace de travail. Définir des zones de bureau assignées à des domaines particuliers peut-être une solution. Par exemple à droite, les dossiers « clients », à gauche, les « factures »… Pour vous aider dans votre classement, vous pouvez opter pour des classeurs, des casiers ou des pochettes de couleurs. N’hésitez pas à prendre quelques minutes chaque jour pour mettre de l’ordre dans vos dossiers avec par exemple un classement par ordre de priorité.
Ce qui est valable pour votre bureau physique l’est aussi pour votre bureau virtuel. La recherche de vos fichiers sur votre ordinateur vous fait également perdre du temps. Minimisez les clics pour accéder aux fichiers dont vous avez le plus besoin. Pour vous rendre la tâche moins difficile, vous pouvez accorder quelques minutes chaque jour au tri de vos dossiers numériques.

Utiliser des outils de gestion pratiques

Des outils existent pour gagner du temps, ne pas oublier des tâches, organiser les tâches de ses collaborateurs, programmer des réunions… La liste suivante d’outils de gestion de projets est non exhaustive, mais elle peut vous aider à définir les tâches de chaque intervenant au projet afin d’optimiser le travail d’équipe et la conduite des opérations.

  • Trello : est un outil d’organisation de projet et permet de répartir les tâches de chaque intervenant au projet
  • Slack : est une plateforme de communication collaborative et propose un outil de gestion de projet
  • Google Drive : permet de partager des documents et de travailler simultanément sur ces mêmes documents.

Ces outils facilitent le travail d’équipe, simplifient la planification des tâches et renforcent la cohésion d’équipe et la visibilité sur le projet.

Comment éviter d’oublier des tâches importantes ?

Il est facile d’oublier d’envoyer un mail… Alors prenez le réflexe de noter vos actions de la journée. Astuces pratique, faites une liste de toutes les tâches que vous devez réaliser et désignez un code couleurs pour les missions à faire en priorité. Vous n’avez pas eu le temps de finaliser une action ? Pas de stress, vous l’écrivez sur votre To Do List de demain.

 

Comment booster et optimiser votre temps au travail ?

Repartir et déléguer des tâches de travail

Si vous en avez la possibilité, il ne faut pas hésiter à déléguer certaines missions auprès de vos équipes, lorsque vous avez une charge de travail trop importante. Priorisez certains dossiers afin de vous concentrer sur des projets plus importants et à caractère urgent. N’oubliez pas que « déléguer ce n’est pas abandonner ».

Savoir faire une pause au travail pour mieux reprendre

Quelques pauses durant votre journée de travail permettent de se ressourcer. Ne considérez pas ces temps « off » comme du temps perdu mais comme un moyen de recharger vos batteries. Vous serez surpris de voir à quel point cela peut relancer votre créativité et votre efficacité.
Sachez faire prendre du recul sur un sujet lorsque vous y avez consacré beaucoup de temps. Autrement dit, le fait d’alterner vos missions peut vous permettre de gagner en efficacité et d’identifier des points d’ajustement et de perfectionnement. Consacrez trop de temps sur un seul et même projet peut vous éloigner de l’essentiel par manque de recul.

Faites régulièrement un point sur votre gestion du temps, votre implication au travail et sur votre taux de concentration. Ainsi, vous identifierez les missions que vous pouvez plus facilement déléguer et les évolutions que vous avez effectuées. Parfois, prendre du recul permet de mieux rebondir.

Vous disposez dès à présent de quelques clés pratiques pour optimiser votre journée d’entrepreneur. Le cabinet espère avoir répondu à la problématique : comment organiser son temps au travail ?

Si vous souhaitez en savoir plus, CAPEOS FORMATION propose une formation sur l’organisation administrative des créateurs. Au programme : obligations légales, organisation administrative et fiscale ainsi que le suivi de trésorerie.