Éviter les malentendus à l’écrit en télétravail

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L’épidémie mondiale du Covid-19 a frappé tous les secteurs d’activité et les entreprises ont dû trouver des solutions pour continuer à travailler dans la mesure du possible. Le télétravail a fait parti de ces moyens permettant de poursuivre l’activité pour faire tourner l’entreprise. Cependant, pour beaucoup de salariés et de managers, le télétravail est une nouvelle expérience, un nouveau mode de fonctionnement encore insolite et perturbant. Ne pas travailler sur son lieu de travail, ne pas échanger avec les collègues ou encore, ne pas faire de réunions, impactent fortement les salariés. Le télétravail oblige les collaborateurs à échanger majoritairement par écrit ce qui peut parfois générer des malentendus. CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous propose quelques astuces pour éviter les quiproquos à l’écrit avec vos collaborateurs.

L’ascension du télétravail vous oblige ou vous a obligé à communiquer davantage par écrit. Vos nombreux échanges par mail vous ont peut-être parfois laissé amère ou ont laissé place à quelques tensions. Des points d’exclamations en trop, une phrase donnant l’impression qu’il s’agit d’un ordre… Voici 5 conseils pour favoriser les interactions bienveillantes :

 

Être clair et précis dans chacun des échanges en télétravail

Pour faciliter la compréhension du message avec votre interlocuteur et par la même occasion éviter toute mauvaise interprétation, détaillez le sujet de votre mail/sms en introduisant un contexte. Si vous n’omettez aucun passage de votre interprétation, la confusion sera minimisée. Si par exemple vous demandez à un collègue de reprendre votre dossier, expliquez-lui que vous avez une urgence sur tel ou tel sujet et que vous êtes débordé. Évoquer le contexte lui permettra de comprendre que vous êtes dans une situation délicate et non pas que vous essayez d’évincer un dossier.

 

Alléger le message avec des emojis

En fonction de votre interlocuteur/interlocutrice, vous pouvez mettre quelques emojis pour détendre l’atmosphère. Le message parait plus doux et moins sec. Par exemple un « stp tu peux faire ça rapidement » passera probablement moins bien qu’un « stp tu peux faire ça rapidement 😊 ». Vous n’êtes peut-être pas adepte des émoticônes mais repensez au contexte de confinement, si un petit smiley permet d’alléger un mail, n’hésitez pas à les utiliser. Pour mieux comprendre votre interlocuteur ou interlocutrice, essayez de vous mettre à la place de la personne qui lit votre sms ou votre mail.

 

Passer d’un mail à un coup de téléphone pour éviter les incompréhensions

En cas de tensions, prenez le réflexe de passer à l’oral par le biais de la visioconférence via les outils indiqués dans une précédente actualité sur le thème « Comment motiver et manager ses équipes en télétravail ? » ou bien du téléphone. En télétravail nous ne pouvons pas échanger en face à face c’est pour ça qu’entendre le ton employé permet de comprendre que finalement, ce n’était pas un manque de respect mais qu’il s’agit peut-être simplement d’une incompréhension ou d’une mauvaise interprétation des propos utilisés.

 

Faire preuve d’empathie dans vos échanges

Au début ou en fin de mail, n’oubliez pas de prendre des nouvelles de votre interlocuteur. Un simple « j’espère que tu vas bien » permet d’accompagner le contenu de votre mail/sms par une preuve d’empathie. Dans ce contexte Covid-19 où les tensions, les incertitudes et les inquiétudes sont très présentes, la bienveillance envers vos équipes et vos collègues est toujours très appréciée et redonne un peu de sourire.

 

Vous voilà maintenant paré pour rédiger votre prochain mail avec empathie et bienveillance. N’oubliez pas d’adapter le contenu de vos échanges en fonction de votre interlocuteur ou de votre interlocutrice. Votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS reste à votre entière écoute concernant toutes vos questions juridiques, comptables, fiscales, RH, informatiques…

Ensemble pour entreprendre.

Comment préparer le retour au travail après le confinement ?

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Voilà maintenant plusieurs semaines que le télétravail est instauré dans votre entreprise. Vos équipes ont pris de nouvelles habitudes et se sont adaptées à ce rythme. Cependant, d’ici quelques semaines, le déconfinement va avoir lieu, il va falloir sortir de chez soi, reprendre un quotidien dans une « nouvelle société » impactée par la crise sanitaire. Échanger en face à face avec ses collègues tout en veillant aux mesures de sécurité et aux gestes barrières, accompagner la potentielle réorganisation dans son entreprise et faire face à l’angoisse d’une crise économique. En tant que manager, comment vous préparer et préparer vos collaboratrices et vos collaborateurs à ce retour au bureau ? CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous confie quelques actions pour passer cette étape cruciale mais délicate.

 

Les craintes du déconfinement

La date a été annoncée par le Gouvernement, le 11 mai 2020, les écoles, institutions et entreprises vont doucement reprendre leur activité à travers un déconfinement progressif. Après le chômage partiel ou le télétravail, les Français vont petit à petit retourner au bureau. Cependant, le retour physique ne va pas être évident pour tout le monde. En effet, chaque individu a vécu le confinement à sa manière et a géré comme il le pouvait cette situation anxiogène. Le retour va être plus compliqué pour les personnes ayant perdu un proche, ceux ayant été atteints par le Covid-19 et éprouvant encore une grande fatigue, ceux angoissés par le virus et ceux, pour qui l’isolement a été compliqué à gérer. Quelle que soit la position de chacun, il est primordial de prendre en compte tous ces éléments avec équité et respect. Reprendre son activité est « plus simple » si le travail à distance s’est correctement effectué pour les salariés et si leur charge de travail était, dans la mesure du possible, en adéquation avec leur situation personnelle. La crise sanitaire que nous traversons est source de stress et un grand nombre de salariés angoissent de ne pas disposer de visibilité sur l’avenir, de manquer de perspectives ou pire encore à l’idée de perdre leur travail des suites du confinement. En tant que manager, votre rôle va être en partie d’apaiser les craintes liées au confinement.

 

Accepter l’incertitude de l’après confinement

La crise sanitaire du Covid-19 est un événement exceptionnel est impromptu. Personne n’était préparé à ce choc mondial et à ses dégâts. En effet, il semble que de nombreux secteurs soient touchés et s’apprêtent à endosser les conséquences du confinement. Vous allez devoir improviser et avancer à l’aveugle pendant plusieurs mois mais rassurez-vous, vous n’êtes pas seul dans cette épreuve. Individuellement comme collectivement, l’incertitude restera la même. Il faut accepter et admettre que la situation est inédite pour garder autant que possible les idées claires. À défaut de pouvoir prévoir ou contrôler, il va falloir s’adapter, montrer votre réactivité et votre agilité face aux événements et au déconfinement.

 

L’impact du télétravail sur vos collaborateurs

Pour beaucoup d’entreprises et de collaborateurs, l’expérience du travail à distance est nouvelle. N’est-ce pas l’occasion de faire un point sur ce mode de travail et d’en tirer des avantages ? Est-ce que certains se sont sentis plus à l’aise pour faire certaines missions ? D’autres se sont-ils découverts de nouvelles compétences ? Quels sont les nouveaux outils qui ont été mis en place pour faciliter les échanges et les transmissions de données ? Cette reprise est peut-être l’occasion de faire un bilan des découvertes avec vos équipes et d’identifier les points positifs et négatifs. N’hésitez pas à aller au-delà des points purement professionnels en évoquant par exemple la gestion du stress et de la pression liés au virus ou bien, l’organisation personnelle entre la maison et le télétravail. En identifiant les différents points positifs et négatifs, c’est l’occasion d’échanger et de progressivement tourner la page de manière optimiste sur cette phase si particulière. Maintenant, notre challenge à tous est d’essayer de recréer une atmosphère saine dans des conditions favorables tout en s’adaptant aux éléments que chacun nous a fait remonter. Échanger avec vos équipes semble être l’une des clefs pour « petit à petit remonter la pente tout en se serrant les coudes ». En attendant la fin du confinement, n’hésitez pas à lire notre actualité sur le management à distance.

 

Sortir de son cocon de télétravail n’est pas évident, surtout dans ces circonstances de pandémie mondiale. Chacun a été confronté à soi-même et à sa propre organisation. Le tout va être de s’adapter en fonction des futurs événements tout en essayant de sortir la tête de l’eau. Mais CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable, vous accompagne dans toutes vos démarches et se tient à votre disposition pour vous épauler dans ces circonstances particulières et inédites. En cas de difficultés financières suite au coronavirus, vous pouvez contacter notre équipe dédiée d’experts-comptables via le formulaire de contact, un expert-comptable vous recontactera dans les meilleurs délais pour échanger sur votre situation et vous accompagner.

Comment motiver et manager ses équipes en télétravail pendant le confinement ?

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Vos collaborateurs ne travaillent plus au bureau et sont désormais en télétravail (quand cela est possible) depuis plusieurs semaines. En effet, le confinement imposé par le Gouvernement à cause de l’épidémie du Covid-19, oblige vos équipes à travailler de chez elles. Vous avez passé l’étape des éventuels problèmes techniques liés à ce nouveau mode de travail et vous êtes à l’aise avec les visioconférences et les partages de fichiers. Cependant, comment continuer votre travail de manager pendant le confinement ? Existe-t-il des astuces pour manager efficacement vos équipes à travers ses modes de communication ? Aujourd’hui, une équipe de CAPEOS CONSEILS s’interroge sur ce sujet complexe et décide de délivrer dans cette actualité dédiée quelques astuces et conseils pour booster la motivation et l’intérêt des collaborateurs.

 

Développer la proximité avec vos collaborateurs en confinement

Cette situation exceptionnelle et impromptue change vos projets et le quotidien de vos missions. Soyez rassuré, comme de nombreux professionnels, ce mode de travail imposé est encore nouveau et perturbant. Mais essayons de se servir de ce confinement pour améliorer chaque modèle managérial en commençant par la proximité. Effectivement, ce nouveau rythme est l’occasion de vous rapprocher de vos équipes, notamment à travers vos différents échanges. « Comment allez-vous aujourd’hui ? » – « Vos proches se portent bien ? » – « Arrivez-vous à vous occuper ? » – « Comment vivez-vous le télétravail ? », toutes ses questions sont l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs et de développer l’empathie et l’affect de votre relation. Encore plus que jamais, la bienveillance est de mise alors soyez plus à l’écoute en prenant individuellement des nouvelles de vos équipes. Ponctuez vos échanges en parlant de votre situation et de vos ressentis en tant que responsable mais également en tant que personne. Le confinement peut être anxiogène pour certaine personne alors n’hésitez pas à rassurer en optant pour un comportement humain et donc, favoriser la solidarité interne.

 

L’échange et l’organisation sont les clés d’un télétravail optimisé

Mettez un point d’honneur sur l’organisation pendant cette période de télétravail généralisée. Encore plus qu’avant, la rigueur et la structuration du travail d’équipe doivent être claires et bien interceptées par tout le monde. Qui est en charge du projet ? quelles sont les échéances ? quelles tâches sont à prioriser ?… Partagez régulièrement vos documents et demandez à vos collaborateurs de faire des points sur l’avancement de leurs missions.

Gardez en tête que certain de vos collaborateurs ont peut-être des enfants à gérer ou des proches en situation délicate, il est donc primordial de prendre en compte ces aléas avec équité et respect. Répartir les tâches et partager les avancées de chacun est donc indispensable pour continuer le télétravail dans les meilleures conditions.

 

Quelques astuces pour animer vos visioconférences

À travers ce management à distance, n’oubliez pas de féliciter les efforts dont font preuve vos équipes. Ce n’est pas évident d’animer une visioconférence ou bien de gérer les relations clients, encore moins dans ce contexte de pandémie mondiale. Alors n’hésitez pas à débuter vos réunions par des remerciements et des félicitations. Les collaborateurs concernés se sentiront soutenus et la réunion sera plus détendue.

Lorsqu’une réunion à distance à lieu, tous (ou presque) les participants coupent leur micro pour éviter les bruits anxiogènes (bruits de fonds, tapements sur le clavier etc.). La visioconférence peut donc s’avérer monotone. Pour la rendre davantage interactive, n’hésitez pas à proposer quelques « animations » tel qu’un tour de table ou chacun prend la parole ou bien un quizz en ligne lorsque les sujets évoqués s’y prêtent. Pour ce faire, des solutions tels que kahoot ou klaxoon par exemple permettent de faciliter les interactions et la participation de tous. L’enjeu est d’inciter les collaborateurs à prendre la parole ou interagir lors de la réunion.

 

Des outils web et collaboratifs

Pour susciter l’intérêt des collaborateurs et favoriser leur autonomie, il peut être pertinent de mettre en place des outils web et collaboratifs tels que :

  • Un forum de discussions instantanés tels que WhatsApp ou Slack pour favoriser l’entraide entre salariés ;
  • Une plateforme commune pour répartir les tâches, projets, deadline ainsi que la personne affiliée à la tâche, l’application Trello ;
  • Pour favoriser les échanges de documents il existe WeTransfer. La version gratuite permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2Go ;

Il s’agit là, d’exemples non exhaustifs. De nombreuses plateformes ont vu le jour pour faciliter les échanges à

distance et les transmissions de données de façon sécurisée. Attention, toutefois aux cyberattaques frauduleuses qui se développent sur le thème du coronavirus.

Manager à distance n’est pas évident lorsque l’on ne peut pas discuter spontanément avec ses collaborateurs. À travers le télétravail, il s’agit uniquement de points prévus dans le calendrier et donc, des prises de contact plus formel. Donc n’hésitez pas à redoubler d’effort pour vous montrer ultra disponible et réactif. Par exemple, chez CAPEOS CONSEILS l’équipe en charge de la newsletter interne informe les collaborateurs pour limiter la profusion de mails sur divers sujets. En effet, en confinement, l’envoi des mails s’accroit. Il est donc primordial d’informer les équipes sur l’organisation en interne de l’entreprise.

 

Les équipes de votre cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS se mobilisent chaque jour pour épauler les entrepreneurs dans cette situation inédite. Pour les chefs d’entreprise qui rencontrent des difficultés financières, CAPEOS CONSEILS a mis en place un formulaire de contact via son site web afin d’identifier rapidement les besoins spécifiques et de pouvoir proposer un accompagnement personnalisé. Prenez soin de vous et de vos proches.

Info Covid-19 : les récentes mesures du gouvernement

Face aux mesures prises par le gouvernement pour soutenir les entreprises, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS continue à informer les dirigeants d’entreprises très régulièrement de l’évolution de la situation et des informations dont nous avons connaissance.

Toutes nos équipes sont mobilisées pour accompagner les dirigeants à réaliser les différentes démarches nécessaires dans la mise en place des dispositifs d’aides au soutien des entreprises.

Informations sur les équipes de CAPEOS CONSEILS

Les délais de traitement et de réponse des collaborateurs du cabinet d’expertise comptable sont liés au volume des demandes à gérer, à notre nouveau mode de fonctionnement quasi-intégral en télétravail mais également à la saturation des différentes plateformes internet des organismes sociaux et de l’État. Pour joindre votre intervenant habituel sur votre dossier, nous vous invitons à lui envoyer un mail afin qu’il puisse vous rappeler.

Concernant l’actualisation des mesures prises par l’État pour l’accompagnement économique des entreprises, vous trouverez dans les liens ci-dessous les informations officielles en temps réel :

Dans cette actualité, nous souhaitons faire un zoom sur quelques aides.

 

Mesure d’aide de 1 500 €

Concernant les aides financières pour les très petites entreprises (TPE), les Travailleurs Non Salariés (TNS) et les professionnels libéraux :

Pour l’aide financière de 1 500 € (avec éventuellement pour les situations les plus difficiles une aide complémentaire) :

Attention, vu le nombre de conditions, tous ne seront pas éligibles. C’est le cas par exemple, si la société qui vous rémunère est détenue par une autre société commerciale (holding).

De nombreuses questions se posent au sujet des aides et des mesures prises par le gouvernement depuis la semaine dernière, cependant les textes ne précisent pas toutes les réponses.

Par exemple, la condition d’avoir un bénéfice imposable augmenté des sommes versées au dirigeant (si Impôt sur les Sociétés – IS) au titre du dernier exercice clos inférieur à 60 000 €. Que se passe-t-il s’il y a plusieurs dirigeants ? Dans le décret, « dirigeant » est au singulier, mais nous pouvons imaginer qu’il faut prendre en compte toutes les sommes versées aux dirigeants pour savoir si l’on respecte cette condition, mais il s’agit là que d’une supposition.

Si vous pensez remplir les conditions, vous devez effectuer, vous-même, cette demande :

  • sur le portail www.impots.gouv.fr,
  • dans votre espace personnel,
  • vous trouverez ici un guide pour vous aider à remplir le formulaire.

Il s’agit d’une demande d’aide privée. C’est pourquoi, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS ne peut procéder à la demande pour votre compte.

En revanche, les équipes de CAPEOS CONSEILS peuvent vous renseigner pour vous aider à savoir si vous êtes éligible à ce dispositif. Néanmoins, au vu du manque de précisions des textes législatifs en notre possession et des interrogations qu’ils amènent, nous ne pouvons prendre la responsabilité de décider si vous y avez le droit.

Il y aura sûrement des éclaircissements dans les jours et les semaines qui viennent, nous vous conseillons, si vous avez un doute, d’attendre un peu avant de faire votre demande, vous avez jusqu’au 30 avril 2020.

Vous pouvez, toujours dans certains cas, demander à bénéficier d’autres aides comme par exemple l’aide complémentaire des conseils régionaux.

 

Aide complémentaire des conseils régionaux

Vous pourrez éventuellement bénéficier d’une aide complémentaire forfaitaire de 2 000 € si :

  • vous employez au moins un salarié, et
  • que vous vous trouvez dans l’impossibilité de régler vos dettes à trente jours, et
  • que vous vous êtes vu refuser un prêt de trésorerie par votre banque.

La demande d’aide complémentaire devra être réalisée par voie dématérialisée, au plus tard le 31 mai, et sera instruite par les services des conseils régionaux.

 

Fond d’aide social de l’URSSAF

Nous vous rappelons aussi que vous pouvez solliciter le fond d’aide sociale de l’URSSAF pour les TNS sur justifications de difficultés de trésorerie personnelle. (Prise en charge des cotisations sociales car les charges TNS sont des charges personnelles et non des charges de l’entreprise). Vous trouverez en lien le formulaire de l’URSSAF ainsi que les coordonnées mail. Si besoin, vous trouverez ici en lien les activités concernées par l’obligation de fermeture (article 8).

Bien entendu, toutes ces informations vous sont fournies sur la base des éléments portés à notre connaissance à ce jour. Ils pourront être amenés à évoluer suivants les textes réglementaires et les éventuelles mesures du gouvernement à venir.

Pour les entrepreneurs en grande difficulté à très court terme, nous vous rappelons que vous pouvez solliciter l’équipe spécialisée, que nous avons mise en place, en complétant le formulaire « contacter nos équipes » afin que l’on puisse réaliser une analyse de votre situation pour définir les actions à mener.

Les équipes de CAPEOS CONSEILS s’engagent chaque jour aux côtés des dirigeants d’entreprise pour passer au mieux cette période délicate et inédite. Prenez soin de vous et de vos proches.

COVID-19 : les premières mesures de soutien aux entreprises

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Suite à l’évolution de l’épidémie du Coronavirus COVID-19 et aux dernières décisions gouvernementales (arrêté du 14 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19), le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS souhaite rapidement relayer les premières mesures de soutien aux entreprises.
Dans ce contexte où nous ne maîtrisons ni la durée, ni l’impact réel, il convient d’anticiper et d’utiliser avec réactivité les outils permettant de préserver la trésorerie de nos entreprises.

 

Covid-19 : communications sur les premières mesures de soutien aux entreprises

Vous trouverez en lien les dernières communications sur les premières mesures de soutien aux entreprises que le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS a pu recevoir dont :

Notre société comptable s’organise pour répondre à toutes les questions des entrepreneurs et aider les dirigeants à faire les démarches nécessaires.
Les échanges par mail auprès des interlocuteurs habituels de nos clients sont privilégiés, étant dans l’impossibilité de répondre immédiatement à tous les appels téléphoniques de nos clients.

 

Priorité à la gestion du paiement ou non des cotisations sociales (salariés et TNS) et des impôts (Impôt sur les Sociétés et TVA)

 

Pour le règlement des cotisations URSSAF si vous avez des salariés

Il est possible de moduler votre paiement des cotisations URSSAF de vos salariés en fonction de vos besoins :

  • montant à zéro ou,
  • montant correspondant au paiement d’une partie de vos cotisations.

Il s’agit d’un report pouvant aller jusqu’à 3 mois. Cette possibilité est ouverte jusqu’au 19 mars à 12h00 pour les échéances du 15 mars.
Pour l’acompte d’Impôt sur les Sociétés du 15 mars, si le règlement a déjà été adressé, le cabinet d’expertise comptable pourra demander son remboursement auprès de votre centre des impôts.

Si vous avez des salariés et que vous êtes concernés par la demande d’activité partielle

Il convient de retourner par mail au cabinet comptable le document complété et signé intitulé « 1.ACTIVITE PARTIELLE CONTRAT DE PRESTATION ».
Sans ce document, la demande ne pourra être établie. N’oubliez surtout pas le cachet de l’entreprise. En l’absence de ce dernier, la demande ne sera pas prise en compte.
En raison du grand nombre de demandes, des soucis de connexions au site sont parfois rencontrés. Cependant, il a été annoncé que les demandes seraient prises en compte même en cas de dépôt postérieur à la mise en œuvre du chômage partiel.

 

Contrat de prêt financier : suspension des échéances

Parmi les premières mesures de soutien aux entreprises suite au Covid-19, nous vous conseillons de vérifier les modalités contractuelles de vos contrats de prêt pour étudier la possibilité de suspendre certaines échéances de prêts et de vous rapprocher de votre banquier pour échanger sur ces sujets.

 

Organisation du cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS

Toute l’équipe de CAPEOS CONSEILS fait son maximum pour vous accompagner dans ces moments qui s’annoncent difficiles pour tous.
Dans ce cadre, nos équipes s’adaptent pour répondre aux consignes nationales et préserver la santé de chacun qui reste une priorité. Nous vous tiendrons informé par mail, sur notre site internet ou sur nos réseaux sociaux si le fonctionnement du cabinet venait à évoluer.

En date du 16 mars, nos agences restent ouvertes. Certains de nos collaborateurs et collaboratrices sont en télétravail. Nous organisons une rotation en fonction des contraintes individuelles de chacun et de chacune. Les appels téléphoniques et les messages sont transmis à nos collaborateurs et collaboratrices.
Pour la santé de tous, afin de limiter au maximum les échanges et les rendez-vous physiques, il est possible que votre conseiller comptable vous propose un rendez-vous de bilan à distance. Nous tentons de nous adapter au caractère exceptionnel de la situation et nous nous excusons par avance des désagréments que cela engendre.

Pour tous clients en période d’établissement de leur bilan, nous vous remercions de nous transmettre le plus rapidement possible vos documents par mail afin d’organiser au mieux le traitement.

En cas de grande difficulté financière malgré les mesures de soutien mises en place par le gouvernement, le cabinet d’expertise comptable CAPEOS CONSEILS propose un rendez-vous téléphonique assuré par une équipe dédiée. Pour en bénéficier, c’est très simple, il suffit de compléter le formulaire « contacter nos équipes ». Un expert comptable vous recontactera dans les meilleurs délais afin d’étudier avec vous la suite à donner à votre situation et de vous accompagner dans vos démarches.
Les informations transmises dans cette actualité sont communiquées sur la base des éléments portés à notre connaissance à ce jour. Suivant les évolutions des textes réglementaires, nous vous informerons des changements et nouveautés au fil de l’eau.
Nous vous conseillons de préserver votre santé et celle de vos proches, et travaillons avec vous, pour celle de votre entreprise.
Toute l’équipe CAPEOS CONSEILS vous assure de mettre tous les moyens à disposition pour vous accompagner pendant cette période inédite.

L’index sur l’égalité entre les femmes et les hommes

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Les dispositions du Code du travail précise que chaque année et avant le 1er mars, l’employeur se doit de publier l’indicateur relatif (L’index sur l’égalité) aux écarts de rémunération et d’évolution de carrière entre les femmes et les hommes.

Qu’est-ce que l’index de l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes ?

Pour les entreprises de 50 à 250 salariés, comme CAPEOS CONSEILS, l’index est bâti autour des quatre indicateurs suivants sur un total de 100 points :

  • Écart de rémunération entre les femmes et les hommes, par tranche d’âge et par catégorie de postes équivalents (sur 40 points).
  • Écart de taux d’augmentations individuelles de salaire entre les femmes et les hommes (sur 35 points).
  • Pourcentage de salariées ayant bénéficié d’une augmentation dans l’année suivant leur retour de congé de maternité, si des augmentations sont intervenues au cours de la période pendant laquelle le congé a été pris (sur 15 points).
  • Nombre de salariés du sexe sous-représenté parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations (sur 10 points).

Si le résultat global de l’entreprise est inférieur à 75, l’entreprise devra mettre en place des mesures correctrices via la négociation sur l’égalité professionnelle ou à défaut par l’employeur seul.

Comment calculer votre index de l’égalité professionnelle ?

Il existe un simulateur de calcul en ligne qui intègre les formules de calcul afin que vous n’ayez qu’à renseigner les données de votre entreprise suivants critères évoqués ci-dessus. A l’issue de la saisie de vos données, vous obtiendrez le résultat des indicateurs ainsi que celui de votre index global.

L’employeur doit, dans tous les cas, choisir la période de calcul des indicateurs sur 12 mois consécutifs. Ainsi les indicateurs doivent être calculés au plus tard le 1er mars à partir des données de la période de référence.

Chez CAPEOS CONSEILS, le résultat est positif, puisque le cabinet d’expertise comptable a obtenu 84 points sur l’année 2019. Cela illustre l’engagement du cabinet pour l’égalité entre les femmes et les hommes.

Information et publicité de l’index de l’égalité professionnelle

Le résultat de l’index ainsi que les taux obtenus pour chaque indicateur doivent être présentés aux Comité Social et Economique (CSE). De plus, le lien du site internet sur lequel sera publié l’index doit leur être transmis.

L’ensemble de ces mêmes informations doivent ensuite être transmis par télédéclaration à la DIRECCTE (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi).

Les tendances du management en 2020

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Le Lean Management, le management bienveillant, le « design thinking » ou bien encore la méthode agile sont les nouvelles formes et tendances du management qui réinventent le « leadership » de 2020. Pour mieux comprendre les leaders de demain, CAPEOS CONSEILS vous propose de décrypter ensemble, quelques nouvelles tendances du management en 2020.

Face à la révolution numérique, à la multiplication des start-ups et à l’arrivée de la génération Z dans le monde du travail, les entreprises ne cessent de revoir et d’adapter leurs modes de management pour attirer et répondre aux attentes de cette nouvelle ère. En effet, selon l’INSEE d’ici 2025, 70% des salariés actifs seront des Millenials, il est donc primordial de comprendre leur vision du travail.

 

  • Le design thinking

À l’origine, le design thinking naît dans les années 50 aux Etats-Unis avec la célèbre technique du « brainstorming », cette idée de réunir son équipe autour d’un sujet pour faire bouillir des idées révolutionnaires. Aujourd’hui, le design thinking est une approche concentrée sur le dialogue et sur l’intelligence collective. Un véritable projet collaboratif dont le but est d’identifier une problématique et de trouver l’innovation qui permettra de la résoudre. Ce processus favorisant le travail d’équipe et le management de projet, met en avant l’empathie, le droit à l’erreur et la communication.

Le design thinking offre la possibilité de travailler de manière transversale en responsabilisant les équipes et en valorisant leurs productions. Travailler de la sorte permet d’impliquer les collaborateurs, de les inciter à prendre des décisions et à proposer des concepts. Les startups ou les grandes structures telles que Google ou Facebook utilisent cette méthode de travail efficace puisqu’elle permet une perpétuelle remise en question.

La connectivité permanente du design thinking permet de s’imaginer consommateurs afin de comprendre leurs besoins et donc, créer de manière intelligente, des solutions innovantes. Pour aller plus loin, cela permet aussi de repenser le business model d’une entreprise en lançant par exemple, un processus d’innovation (innovation produit, innovation de rupture, innovation incrémentale…).

Rolf Faste, directeur à l’université de Stanford, a défini 7 étapes du Design Thinking :

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les étape du design thinking

Ces étapes permettent de rythmer l’ensemble du processus de création. De la recherche à la conception, du prototype à l’implantation. L’objectif de ce schéma est de s’apercevoir si la solution préconisée répond aux objectifs de départ, si elle est viable à long terme ou si des modifications sont à apporter.

 

  • Le management bienveillant

Le « burn-out » ou autrement appelé le « syndrome d’épuisement professionnel » affecte de nombreux salariés depuis ses dernières années. Selon l’INVS (Institut de Veille Sanitaire), la première cause de départ ou de dépression d’un collaborateur serait les désaccords et la mésentente avec un responsable. De ce fait, la tendance managériale des prochaines années tant à remettre le bien-être des salariés dans l’environnement professionnel. Le bonheur des collaborateurs au travail commence par une atmosphère positive et humaine. Le manager se doit d’être à l’écoute de ses équipes pour instaurer une réelle relation de confiance et de respect. Il doit les comprendre et leur proposer des objectifs cohérents et atteignables par le biais d’une bonne communication. Laisser le droit à l’erreur et accorder des encouragements et félicitations pour revaloriser le travail du salarié.

En multipliant les solutions de management bienveillant, les équipes sont plus épanouies et donc, plus productives puisqu’elles ne sont ni stressées ni brusquées par un manager offensif. Il est important de placer le salarié au cœur même de l’entreprise.

 

  • La méthode agile

À l’origine, cette méthode était utilisée par les développeurs et les ingénieurs pour faciliter leur organisation en équipe. Aujourd’hui, cette technique se déploie au niveau des organisations et révolutionne le management. L’échelle n’est plus au même niveau mais on parle toujours de méthode agile. La méthode dite agile, est une approche collaborative de la gestion de projet et se base sur des « feedback » réguliers. Elle est appelée « agile » puisqu’elle permet de laisser place aux imprévus et aux changements mais également de rendre autonome et de responsabiliser les collaborateurs

Dans les tendances du management en 2020, nous retrouvons notamment la méthode Kanban qui est une résultante de l’application de la méthode agile. La méthode Kanban a largement fait ses preuves et montrée son apport de valeurs aux projets. Cette méthode prône un système visuel principalement connu pour sa représentation en tableau de gestion de l’avancement des tâches. Elle consiste à découper un projet en plusieurs tâches et à chaque acteur d’en suivre son évolution. Elle peut être utilisée pour installer une nouvelle organisation ou bien pour un projet spécifique en misant sur la responsabilisation humaine du travail. Elle s’applique sur un tableau ou en ligne, notamment à l’aide de logiciels tels que Trello permettant de faciliter le travail à distance en reprenant le principe visuel de l’affectation des missions. CAPEOS CONSEILS utilise la méthode Kanban pour échanger facilement sur les projets et apporter une transparence dans les missions de chacun. Les tâches sont hiérarchisées selon leur importance et leur durée.

Il ne faut pas confondre faire de l’agile (appliquer les méthodes comme celle de Kanban par exemple) et être agile (valeurs, état d’esprit…). En effet, faire de l’agile est relativement « simple », il suffit de choisir une méthode et de l’appliquer. Quant au terme être agile, lui signifie que tous les acteurs sont engagés et comprennent l’intention derrière chaque rôle. Être agile est essentiellement un changement de comportement individuel et collectif. Un changement d’habitude et de culture ne se fait qu’en ancrant de nouvelles méthodes et s’avère donc bien plus long que de faire de l’agile. C’est au rôle du manager d’inculquer les valeurs de l’agile à travers son discours pour convaincre ses collaborateurs.

 

  • Un management innovant

Faire évoluer ses habitudes managériales n’est pas une démarche évidente. Néanmoins, il est primordial d’apporter de nouvelles pratiques pour contrer la routine professionnelle. Ces innovations managériales sont de véritables enjeux stratégiques et apportent du renouveau dans l’engagement et la productivité des équipes. N’hésitez pas à proposer à vos collaborateurs de nouvelles formes de management pour recréer du lien avec eux. Expliquez votre démarche de « modernité » et demandez leur avis sur le sujet. Dans une atmosphère transparente, vous allez développer ensemble, des solutions qui conviennent à tous. De plus, être à l’écoute de vos équipes vous permet de ne rater aucune bonne idée ou suggestion d’amélioration.

À travers cette démarche, vous allez montrer votre capacité d’empathie et de proximité avec les équipes. Et pour être sûr de faire adhérer vos collaborateurs, il faut vous assurer de donner envie. Pour cela, communiquer doit être un réflexe. C’est ainsi que vous « faciliterez » les situations difficiles et anticiperez les retours négatifs. En misant sur la clarté, vous donnez envie de vous suivre.

 

Les dernières tendances du management de 2020 ne se limitent pas à ces préconisations. Il existe également de nombreuses autres méthodes pour apporter motivation et bien-être aux collaborateurs. Le télétravail, les horaires aménagées ou encore un espace de travail chaleureux booste la performance des équipes. Il faut cependant faire attention à ne pas changer votre management du jour au lendemain. Optez pour un changement progressif pour laisser le temps à vos collaborateurs de comprendre et de s’impliquer aux projets.

Vous êtes manager, chef d’entreprise ou DRH ? Vous souhaitez en savoir plus sur les enjeux du bonheur au travail des collaborateurs ? Nous vous invitons donc à lire cet article « La quête du bonheur au travail » sur le blog de CAPEOS CONSEILS.

Entrepreneur : pourquoi être présent sur les réseaux sociaux ?

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Vous êtes entrepreneur ou dirigeant d’entreprise et vous vous demandez pourquoi être présent sur les réseaux sociaux ? Quelles plateformes sont les plus adaptées à votre activité ? Comment communiquer efficacement sur les médias sociaux ? CAPEOS CONSEILS vous présente quelques avantages à être présent sur les réseaux sociaux tels que Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram…

 

Quels sont les avantages des réseaux sociaux ?

Les avantages pour un entrepreneur à être présent sur les réseaux sociaux sont multiples. Gagner en visibilité et notoriété, gérer son e-réputation, valoriser ses produits et/ou services, conquérir et fidéliser ses clients… nombreux sont les atouts pour une entreprise à se lancer sur  les médias sociaux, véritables leviers de communication et de développement.

Se faire connaître sur les réseaux sociaux et augmenter sa visibilité

Se créer un compte entreprise sur les médias sociaux vous permet de vous faire connaître, de toucher votre cible, de générer du trafic. Comptant plus de 3,4 milliards d’utilisateurs dans le monde, ces sites constituent un levier non négligeable pour gagner en notoriété et toucher un public large. Que vous proposiez des biens ou des services, en B2C ou B2B, vos prospects et clients se trouvent sur ces plateformes. Communiquer auprès des communautés en ligne vous permet d’améliorer votre image de marque et d’augmenter votre visibilité auprès du grand public.

Générer des leads et augmenter vos ventes avec les plateformes sociales

Aujourd’hui, plus de 65% des acheteurs potentiels en B2B utilisent les réseaux sociaux pour se renseigner sur un produit ou une entreprise avant d’effectuer un achat. Il est donc très important de faire une bonne impression et de mettre en avant ses produits ou services. Pour ce faire, il est conseillé de pratiquer le social selling. Il s’agit d’une méthode pour développer ses ventes grâce aux réseaux sociaux. Cela passe par la mise en avant de produits sur les plateformes mais également par la vente directe de biens grâce aux outils de commerce en ligne. Sur Instagram par exemple, il est maintenant possible d’acheter un produit directement via l’application.
Les réseaux sociaux permettent aussi de prospecter et d’accroître son réseau professionnel. Les échanges sont instantanés et facilités grâce aux commentaires publics et aux messages privés. Une accroche bien travaillée permet d’établir un lien avec de potentiels futurs partenaires, prestataires ou même clients. De quoi perpétuellement alimenter votre liste de contacts.

Faire de la veille concurrentielle grâce aux réseaux sociaux

Les réseaux sociaux permettent de réaliser une veille concurrentielle et de s’informer des évolutions du marché. En suivant les comptes de vos principaux concurrents, vous pouvez rester à l’affut de leurs actualités, comme par exemple le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle offre, de manière quasiment instantanée. Pour aller plus loin, vous pouvez réaliser du social listening : méthode qui consiste à collecter les informations, avis et sentiments des consommateurs à propos de votre entreprise ou de celles de vos concurrents. En effet, les internautes utilisent les réseaux sociaux pour faire des retours d’expériences. C’est une mine d’informations qui permet de récolter de précieux témoignages.

 

Comment bien choisir ses réseaux sociaux ?

Les avantages cités ci-dessus vous parlent et vous souhaitez les mettre en œuvre ? Entre Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Snapchat, Pinterest… vous ne savez pas vers quelle plateforme vous orienter ? Ne vous inquiétez pas, si le social media management n’est pas votre cœur d’activité et que vous ne souhaitez pas y consacrer tout votre temps, vous pouvez axer votre stratégie sur un ou deux médias bien ciblés. Voici un tour d’horizon des principales caractéristiques des différents réseaux sociaux selon vos besoins pour vous aider à vous lancer.

Choisir ses réseaux sociaux selon ses services / produits

Pour orienter votre choix, vous pouvez dans un premier temps vous baser sur votre offre et sur votre public. En effet, que vous exerciez en B2B ou en B2C, le choix des plateformes peut être différent. Si vous vous adressez aux professionnels, vous pouvez privilégier LinkedIn ou Twitter car cette cible est bien souvent présente sur ces réseaux. Au contraire, si votre offre est destinée aux particuliers (B2C), privilégiez dans un premier temps Facebook et Instagram.

Choisir ses réseaux sociaux selon ses objectifs

Une autre manière de choisir ses réseaux sociaux est de se concentrer sur le but à atteindre en mettant en place une stratégie social média. Si votre objectif principal est de communiquer sur une gamme de produits ou encore une collection, vous pouvez vous tourner vers Instagram et Pinterest qui misent tous les deux sur des photographies de qualité. Si vous désirez tenir vos abonnés informés de votre actualité, optez plutôt pour Twitter, LinkedIn ou Facebook. Vous souhaitez créer et animer votre communauté ? Direction Facebook, Twitter, Snapchat ou encore les stories Instagram qui sont des plateformes d’échanges instantanés.
Si vos objectifs sont multiples et variés, vous pouvez tout à fait être présent sur l’ensemble des réseaux sociaux en adoptant des stratégies bien définies et un message en adéquation avec votre positionnement. Cette option demande plus d’implication mais elle est adoptée par beaucoup d’entreprises.

 

Être présent sur les réseaux sociaux pour un entrepreneur est donc un très bon moyen de faire de la veille, de se faire connaître et de développer ses ventes. Attention cependant au bad buzz, phénomène négatif amplifié par les réseaux sociaux qui impacte négativement l’image de l’entreprise. Pour éviter cela au maximum, la communication doit être maîtrisée. CAPEOS CONSEILS, cabinet d’expertise comptable depuis plus de 40 ans, est présent sur les réseaux sociaux. Pour en savoir plus sur nos actualités, nos événements, nos nouveautés, nos offres d’emploi et la vie du cabinet, suivez-nous sur Facebook, Twitter, Instagram et LinkedIn.

Les Hard Skills et Soft Skills

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À l’ère du digitale ou toutes les connaissances techniques sont à portées de main, les compétences dites « douces » prennent petit à petit le pas sur les compétences techniques. Dans le milieu professionnel nous entendons fréquemment parler des « Hard Skills » et des « Soft Skills ». Cependant, savez-vous à quoi correspondent-elles et comment les évaluer ? Aujourd’hui, CAPEOS CONSEILS définit pour vous ces deux types de compétences bien distinctes.

 

Les compétences Hard Skills

Les compétences appelées « Hard Skills » se définissent comme les compétences et connaissances techniques que l’on peut acquérir durant son parcours scolaire et/ou professionnel. Ces compétences se démontrent et se prouvent par le biais de diplômes, certificats, titres etc. Importantes et valorisantes sur un CV, ces Hard Skills montrent l’aptitude d’une personne à réussir des missions et à atteindre des objectifs. Elles sont essentielles pour rassurer un recruteur sur diverses capacités (maîtrise de langues étrangères, maîtrise de logiciels, procédures…).

 

Les compétences Soft Skills

À l’inverse des Hard Skills, les Soft Skills sont liées aux qualités humaines. Elles représentent la personnalité d’une personne : bonnes manières, empathie, savoir-être, persuasion, capacité d’adaptation, patience… 07Autrement dit, c’est une intelligence comportementale ou émotionnelle qui caractérise la manière dont une personne interagit avec les autres et dans son travail. Fondamentales, les Soft Skills sont impératives pour assurer une bonne attitude salariale.

 

Les entreprises s’intéressent davantage à la personnalité et à l’intelligence émotionnelle

De nos jours, l’information et les compétences techniques sont facilement accessibles par le biais de tutos et de documentations, les Hard Skills sont moins prisées qu’auparavant. En effet, les recruteurs vont davantage se rappeler d’une personnalité positive et persuasive qu’un bref savoir-faire. Pour une entreprise, un collaborateur ayant des Soft Skills sera davantage apte à faire face aux difficultés ou aux imprévus qu’il rencontrera. Mais attention, il ne faut pas délaisser les Hard Skills qui sont indispensables. En effet, avant de passer un entretien, le seul élément qu’un recruteur possède, c’est votre CV. Il se focalise dessus pour établir une première image de votre profil. Ensuite place à l’entretien pour les compétences dîtes douces. Bien entendu, tout dépend du domaine d’expertise dans lequel travail et évolue le collaborateur. Il est effectivement difficile pour un médecin d’épargner les Hard Skills dans sa profession.

De manière générale, les Soft Skills les plus pertinentes et utiles sont celles qui vont favoriser le travail en équipe, la communication et l’organisation. Selon une étude menée dans 15 pays et publié par Randstad, voici 10 compétences douces essentielles à posséder pour 2020.

 

Comment évaluer ces Soft Skills ?

Il est conseillé, pour un recruteur de ne pas uniquement axer le recrutement sur les diplômes et le parcours du futur collaborateur. Il doit tester le candidat pour voir sa réaction dans des cas concrets. Par exemple, il est possible de lui demander comment il réagirait et qu’est-ce qu’il mettrait en place si telles ou telles situations venaient à se produire. L’objectif va être de le surprendre et de voir sa réaction sur l’instant, mais également de saisir des éléments de sa personnalité qui définiront s’il est en mesure de collaborer avec l’entreprise.

Certaines entreprises corrèlent le recrutement avec des techniques de mises en situation, notamment à travers des séances d’escape games. L’enjeu est de challenger le candidat et d’analyser ses compétences (Soft Skills). Certains vont se démarquer en prenant des positions de leader, d’autres vont être stratégiques… Cette technique de recrutement est de plus en plus utilisée car en sortant du contexte entretien, les candidats révèlent davantage leur personnalité.

 

Mettre ses Soft Skills en avant lors d’un entretien d’embauche

Le candidat se doit également de mettre en avant ses Softs Skills en les listant à l’entretien. Pour que ce soit concret, il ne faut pas hésiter à utiliser des exemples de mises en situation tirées d’expériences. Cela permet au candidat d’être plus crédible devant son interlocuteur mais également de le rassurer sur ses Soft Skills. Par exemple : « je suis capable de gérer et coordonner des équipes car dans mes précédentes missions j’étais responsable d’un groupe de 50 personnes » ou bien « j’étais assistant(e) téléphonique pendant 3 ans. J’ai développé mon empathie et mon écoute envers les autres ».

 

D’après les données de l’APEC, en 2018, la durée de vie d’une compétence était estimée à 2,5 ans. D’ici 2025, elle sera réduite à 1 an. Il y a donc ici un réel enjeu pour les entreprises de miser sur les Soft Skills qui permettent aux salariés de s’adapter et d’évoluer à leur emploi. Maintenant que vous discernez bien les nuances entre les Hard Skills et les Soft Skills, vous comprenez l’intérêt de sélectionner un candidat compétent dans les deux domaines. Allier le profil technique doublé de compétences humaines apporte une réelle plus-value à l’entreprise et/ou au service concerné.

L’indemnité kilométrique vélo

L’indemnité kilométrique vélo

C’est encore l’été et nous profitons des dernières journées ensoleillées. Les Rennais sont encore nombreux dans le centre-ville à prendre leur vélo pour se rendre à leur lieu de travail. Cependant, est-il possible d’être indemnisé lorsque l’on va au bureau à vélo ? Aujourd’hui, CAPEOS CONSEILS vous en dit plus sur l’indemnité kilométrique vélo, dite IK Vélo.

 

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique vélo ?

En vigueur depuis le 13 février 2016, les entreprises du secteur privé peuvent mettre en place un remboursement des trajets effectués à vélo par leurs salariés entre leur résidence et leur lieu de travail. Le montant de l’indemnité kilométrique vélo appelé « IK Vélo » est fixé à 0,25 € par kilomètre effectué. Pour la calculer, il suffit de multiplier le montant de l’indemnité kilométrique vélo (IK Vélo) par le nombre de km parcourus à l’aller, diviser par le retour entre la résidence du salarié et le lieu de travail puis de multiplier le tout par le nombre de jours de travail.

0,25 € x le nombre de km parcourus aller/retour entre la résidence du salarié et le lieu de travail x le nombre de jours de travail

Voici un exemple :

Votre collaborateur habite à 1,3 kilomètres de son lieu de travail et a travaillé 228 jours dans l’année. Dans ce cas,  voici le calcul de l’indemnité kilométrique vélo : 0,25 x (1,3 x 2) x 228 = 148,2 €

 

Quels sont les avantages de l’IK Vélo pour les collaborateurs ?

Aujourd’hui, la qualité de vie des collaborateurs au travail est au cœur des sujets RH (Ressources Humaines) des entreprises. Il est primordial de s’assurer que vos équipes travaillent dans une bonne atmosphère et un bon cadre de travail. De ce fait, pour favoriser le bien-être de vos collaborateurs, aussi bien sur le plan physique que psychologique, cette action d’IK Vélo (indemnité kilométrique vélo) sera susceptible de favoriser la bonne humeur et peut être même d’accroître la productivité de vos équipes. En effet, l’activité physique favorise le sommeil, la mémoire, la bonne humeur et permet notamment de diminuer le stress (lié par exemple aux bouchons le matin et le soir). Le vélo permettra à vos collaborateurs de faire du sport et donc, de se sentir en meilleure forme au travail. De plus, prendre son vélo pour aller au travail peut être source d’un gain de temps non négligeable !

 

Quels sont les avantages de l’IK Vélo pour l’entreprise ?

Mettre en place l’IK Vélo (indemnité kilométrique vélo) au sein de votre entreprise vous donne l’opportunité d’entamer une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). En effet, inciter vos collaborateurs à venir en vélo vous permet de prendre en compte les principes du développement durable. N’hésitez pas à communiquer sur cette action environnementale pour valoriser votre image d’entreprise engagée pour sa planète.

Gardez en tête que vos équipes oserons passer le cap lorsque d’autres collaborateurs auront déjà commencé les trajets en vélo. Alors, motiver particulièrement certains d’entre eux et les autres suivront sûrement. De plus, il est important de rappeler que cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

 

Pour résumer, l’IK Vélo (indemnité kilométrique vélo) vous permet de valoriser l’implication de vos collaborateurs aux causes environnementales mais également de favoriser leur bien-être au travail et enfin, d’améliorer positivement votre image. Alors, dès à présent, si vous en avez la possibilité, montez sur votre vélo pour inciter vos collaborateurs à prendre le bon chemin !